Keuzestress: Webex, Teams of Zoom?

SURF organiseert zo’n 160 events per jaar. Zoals velen moesten ook wij ons na de start van de crisis verdiepen in online platformen zoals Cisco Webex, Microsoft Teams en Zoom. Wij nemen jullie graag mee in de  mogelijkheden van deze drie platforms, die wij de afgelopen maanden gevonden en verzameld hebben.

Webex, Microsoft Teams en Zoom worden vaak in één adem genoemd, en toch zijn er een aantal verschillen waardoor het goed is om te bekijken welke tool het meest geschikt is voor het doel van jouw event. De ontwikkelingen gaan snel. Naast extra features voor breakouts en interactie, zijn de afgelopen maanden veel security en privacy features aangepast om te kunnen voldoen aan de (Europese) richtlijnen.  

NB: Iedere organisatie heeft een eigen mening over welke tool juist is voor intern en extern gebruik, voornamelijk op het gebied van security en privacy. Let dus wel op dat de tool die je gebruikt ook gebruikt mag worden door de (externe) doelgroep.

Webex

Webex biedt meerdere vormen van videoconferencing en online samenwerken.

Voor de meeste webinars en online events is Webex Meetings geschikt. Webex Events biedt meer professionele mogelijkheden voor grotere events, je kan bijvoorbeeld werken met verschillende rollen zoals host, panellid en presenter. In Webex events heb je als host audiocontrole en kan je bepalen of deelnemers wel of niet met audio aan het event kunnen deelnemen. Het Webex pakket kan worden uitgebreid met Webex Teams voor samenwerken en vergaderen. Daarnaast heeft Webex een module voor training en e-learning, Webex training.

Kort overzicht features Webex

 

Webex Teams

Webex Meetings

Webex Events

Doel

Samenwerken, bestanden delen en videovergaderingen

audio- en videovergaderingen

grotere online bijeenkomsten

Aantal deelnemers

25 tot 100

1000

3000

Aantal rasterview

9

25

25

Aantal hosts*

1

1

1

Andere rollen

Alternatieve hosts

Alternatieve hosts

Max 200 panelleden en presenters

Aantal breakouts

100

100

100

Aantal deelnemers per breakout

100

100

100

Chatfunctie

ja

ja

Ja

Interactie opties

Whiteboard

Whiteboard, polling

Q&A, polling, enquete

Deelfunctie

Scherm, documenten

Scherm door alle deelnemers

Scherm delen door hosts en panelleden.

Andere leuke features

 

achtergrond vervagen

incl platform met prijs en e-mail generator

* Event starten, deelnemers toelaten of verwijderen, audio van deelnemers in- of uitschakelen, event opnemen of beëindigen.

Meer informatie over het starten met een van deze tools vind je op de ‘get-started’-website van Cisco.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is behalve een video conferencing-tool ook een chat-tool, met complete collaboration-functionaliteit. Zelf noemen ze het “de hub voor teamwerk in Microsoft 365”. Voor online events bieden zij een extensie Teams Live Events. Voorwaarde is dat er max 4 uur gezonden wordt en er is één videostream tegelijk mogelijk. Het doel is voornamelijk zenden en minder om de interactie aan te gaan, hoewel er wel een chatmogelijkheid is die gemodereerd kan worden. 

Kort overzicht features Microsoft Teams

 

Microsoft Teams

Teams Live Events

 

Doel

Online samenwerken en vergaderen

Online samenwerken, vergaderen en live events plannen en organiseren

 

Aantal deelnemers

300

10.000

 

Aantal rasterview

9

4

 

Aantal host*

Kanaal/team, geen host

Max 10 producers / host

 

Andere rollen

Max 9 presenters

Max 250 presenters

 

Aantal breakouts

Nog niet duidelijk, wel workaround door aanmaken ‘kanalen’

Nog niet duidelijk

 

Chatfunctie

Ja

Ja, én live Q&A

 

Interactie opties

Digitale whiteboards. Voor andere opties wachten op de update in 2020 Q4.

Let op: als je een externe tool voor interactie gebruikt (bijv. Mentimeter of Kahoot) kom die informatie binnen met ongeveer 20 sec. vertraging.

Wachten op de update in 2020 Q4.

Let op: als je een externe tool voor interactie gebruikt (bijv. Mentimeter of Kahoot) kom die informatie binnen met ongeveer 20 sec. vertraging.

 

Deelfunctie

Ja, alle office apps kunnen real-time gedeeld worden

Ja, alle office apps kunnen real-time gedeeld worden

 

Andere leuke features

Achtergronden, digitaal hand op steken, downloaden deelnemerslijst

Achtergronden, digitaal hand op steken, downloaden deelnemerslijst

 

* Event starten, deelnemers toelaten of verwijderen, audio van deelnemers in- of uitschakelen, event opnemen of beëindigen.

Met Teams Live Events kan je tot wel 10.000 deelnemers toevoegen. Hier dient nog wel een platform aan gekoppeld te worden én het heeft de voorkeur om een studio te gebruiken in plaats van één losse camera of laptop. 

Zoom

Dé app die we kennen van de gebruiksvriendelijkheid en de aanpasbare achtergronden. Zoom is niet alleen gebruiksvriendelijk voor de deelnemers van je event, het heeft ook de meeste host opties dan de andere tools. Bijvoorbeeld het instellen van een co-host waardoor je de host taken kan verdelen. Het dashboard om events te plannen is daarnaast erg intuïtief en makkelijk te bedienen. Daarnaast kun je gebruik maken van (zelf ingestelde) achtergronden waardoor je de huisstijl van je organisatie of event kan doorvoeren, of lijkt te presenteren vanuit kantoor terwijl je in werkelijkheid in de woonkamer zit. Zoom had, mede door de grote populariteit in het begin van de corona-crisis, privacy en security issues. Eind april is een veiligheidsupdate uitgebracht met o.a. de standaard wachtkamer, unieke vergader-ID’s, verplichte wachtwoorden, codering van cloud-opnames en een Screen Share Watermark.

Kort overzicht features Zoom

 

Zoom meetings

Zoom webinars

Doel

Online vergaderen en live events plannen en organiseren.

Live events voor grote groepen

Aantal deelnemers

1.000

10.000

Aantal rasterview

49

49

Aantal host*

1

1

Andere rollen

Geen max op alternatieve host en co-hosts

Geen max op alternatieve host, co-hosts en panelleden

Aantal breakouts

 50

 50

Aantal deelnemers per breakout

Afhankelijk van totaal deelnemers en breakouts van 200 tot 500 per breakout

Afhankelijk van totaal deelnemers en breakouts van 200 tot 500 per breakout

Chatfunctie

ja

ja

Interactie opties

Whiteboard, polling, raise hand

Whiteboard, Q&A, polling, raise hand

Deelfunctie

ja, scherm en bestanden

ja, scherm

Andere leuke features

in-app polls, meeting templates, hand opsteken

in-app polls, meeting templates, hand opsteken

* Event starten, deelnemers toelaten of verwijderen, audio van deelnemers in- of uitschakelen, event opnemen of beëindigen.

Samenvatting

Ieder platform heeft zo zijn sterke kanten. Zoom is het meest gebruiksvriendelijk en het meest uitgebreid. Als jouw organisatie al gebruikt maakt van G Suite of Office 365 is Teams een goede keuze, al is deze (vooralsnog) meer gericht op online vergaderen dan op online events. Als je organisatie al gebruik maakt van het Cisco ecosysteem is Webex het beste.

Microsoft Teams is het beste op het vlak van intern samenwerken en bestanden delen. Voor grotere (externe) events blijft Zoom toch onze favoriet. Deze tool heeft bewezen dat het op technisch vlak en gebruiksvriendelijkheid het hoogste scoort. Als binnenkort blijkt dat de security en privacy issues op het gewenste niveau zijn, kunnen we allemaal gebruik maken van dit platform.

Download hier het uitgebreide overzicht van de features van Webex, Teams en Zoom naast elkaar

Author

Comments

Dit artikel heeft 0 reacties