Het ontbreken van een visie op roosteren

In mei 2017 is het project Roosteren van start gegaan. Roosteren is een cruciaal onderdeel van het hoger onderwijs, voor zowel studenten als voor de instellingen. Maar er gaat ook veel nog niet optimaal. De veelgehoorde wens om flexibel te roosteren, maakt de situatie niet makkelijker. Verschillende hogescholen en universiteiten, met Universiteit Twente en Tilburg University in de lead, hebben daarom de handschoen opgepakt om gezamenlijk een verkenning uit te voeren naar roosteren.

Project Roosteren

Het kernteam vanuit Tilburg University (TiU), Universiteit Twente (UTwente) en SURF is sinds mei al verschillende keren bijeen geweest, ook met de 11 vertegenwoordigde instellingen*, om grip te krijgen op het thema roosteren. Het project bestaat uit de volgende onderdelen:

  • visie-ontwikkeling;
  • behoefteverkenning voor roostersoftware en
  • een marktverkenning (biedt de markt waar het hoger onderwijs behoefte aan heeft op het gebied van roosteren?).

Wat is roosteren en waar lopen we tegenaan?

Tijdens de bijeenkomsten gingen we in op wat roosteren nu precies is en waar men in de huidige situatie tegenaan loopt. Een paar belangrijke constateringen:

Roosteren staat in de belangstelling

Voor veel van de vertegenwoordigde instellingen staat roosteren hoog op de agenda. De instellingen oriënteren zich op andere mogelijkheden voor roosteren of een nieuw systeem om te roosteren, willen roosteren professionaliseren en/of zijn bezig met een visie op roosteren.

Een roosterbeleid en/of –kaders ontbreken vaak

Roosteren wordt, zo bleek tijdens de bijeenkomst, over het algemeen als sluitpost benaderd. Bij de instellingen ontbreken een roosterbeleid, -plan en duidelijke kaders. Ook is vaak onduidelijk wie nu echt verantwoordelijk is voor roostering en wie welk mandaat heeft. Er is volgens de aanwezigen ook een gebrek aan awareness voor roosterproblematiek binnen de gehele organisatie. Dit project kan daarin een positieve rol spelen.

Er is behoefte aan een definitie

De vraag wat roosteren nu precies is, was al een goede discussie waard. Dat blijkt al uit de meningsverschillen over de vraag in hoeverre roosteren en inzetplanning samen horen. Verschillende keren werd de relatie besproken tussen inzetplanning en roostering. De vraag is of dit gescheiden moet zijn/worden. De planning wijzigt vaak nog als roostering al klaar is en dit leidt tot veel problemen.

Eerste aanzet tot een definitie
“Het koppelen vanuit student + docent + onderwijseenheid/activiteit in tijd en ruimte met als resultaat een (individueel) gepubliceerd rooster”.

Direct kwam daarbij de vraag omhoog wat eigenlijk een onderwijseenheid of onderwijsactiviteit is en wat er allemaal ingepland moet worden. Een aanvullende definitie, die geopperd werd: “Het faciliteren van onderwijs, toetsen, bijeenkomsten, conferenties, symposia en afstemmen (wat heeft prioriteit?) zodat het elkaar niet in de weg zit.” Onderwijszalen worden immers ook voor vergaderingen en andere events gebruikt. Waar vrijwel iedereen het over eens was: “Roosteren draait om effectief en efficiënt ruimtegebruik, waarbij analyses kunnen worden ingezet om de efficiëntie verder te vergroten en om een forecast te maken en meerdere jaren vooruit te plannen.” Daar werd tegenin gebracht: “Máár ruimtegebruik verandert: neem plaatsonafhankelijk leren en roosteren en veranderend ruimtegebruik door onderwijsvernieuwingen.”

Student, docent, roosteraar, planner, facilitaire dienst, surveillanten, technische staf: ze spelen allemaal een rol. De rol van roosteraars is echter niet overal hetzelfde. Dat heeft ook te maken met of het centraal of decentraal wordt ingevuld: “Elke roosteraar heeft zijn eigen manier om iets te doen en hebben verschillende rollen binnen hun instelling/faculteit”. Wie gaat over de zalen? Wie levert inzetplanning? Aan wie wordt welke informatie (terug)gegeven?

De wensen: meer flexibiliteit, integratie, efficiënter ruimtegebruik en betere software

Er gaat op dit moment nog veel niet goed of optimaal als het gaat om roosteren. Hieruit zijn (ten minste) 4 wensen te destilleren:

Wens 1: Meer flexibiliteit
Men stelt dat er op dit moment niet aan de (veranderde) wens van de student kan worden voldaan wat roosteren betreft. Intern brengen roosterwijzigingen veel handelingen met zich mee. Er is geen flexibiliteit, bijvoorbeeld geuit in deze wens: “We kunnen geen roosterwijzigingen op de dag zelf verwerken en een pushbericht naar de student sturen”. De wens is om flexibeler te kunnen roosteren aan de voor- (naar de student toe) en achterkant (binnen de instelling).

Wens 2: Integratie les- en toetsrooster
Dat het les- en toetsrooster nu niet geïntegreerd zijn wordt enkele keren genoemd als knelpunt voor het goed kunnen roosteren. Nu zitten beide elkaar in de weg. De wens is integratie van de twee.

Wens 3: Efficiënt ruimtegebruik
Efficiënt ruimtegebruik wordt op dit moment ook niet goed ondersteund; er worden geen analyses gemaakt en gebruikt om steeds beter te leren roosteren. Dat heeft onder andere te maken met het ontbreken van heldere KPI’s met betrekking tot bezetting en benutting. De wens is dynamischer roosteren op basis van analyses om efficiënter met ruimtes om te gaan.

Wens 4: Betere software
Er blijkt geen volledige tevredenheid te zijn over de huidige roostersoftware. Er wordt letterlijk gesproken over “Slechte software – performance, user interface” en “we lopen tegen de beperkingen van de service leverancier aan”. De wens is betere software.

In een volgende blogpost gaan we in op de functionaliteiten die goede roostersoftware volgens de instellingen zou moeten bevatten.

En nu?

De komende tijd willen we in het project Roosteren een gezamenlijke visie op roosteren ontwikkelen; hoe ziet optimaal roosteren eruit en wie speelt daarbij een rol? Daarnaast brengen we in kaart welke functionaliteiten goede roostersoftware moet bevatten. Een laatste stap is het matchen van deze behoeften van het hoger onderwijs en het aanbod in de markt.

Wil je meedenken?

Heb je ideeën, wil je meedenken en –schrijven over een gezamenlijke visie op roosteren? Of wil je laten weten welke functionaliteiten goede roostersoftware moet bevatten? Of wil je vervolgbijeenkomsten bijwonen? Laat het weten aan het kernteam via Karianne Vermaas: karianne.vermaas@surfnet.nl.

Het kernteam:
Rudy Oude Vrielink (Universiteit Twente)
Rien Lemmens (Tilburg University)
Karianne Vermaas (SURFnet)

* 11 vertegenwoordigde onderwijsinstellingen:

  • HAN
  • Saxion
  • Driestar
  • Stenden
  • RUG
  • Hanze
  • Hogeschool Rotterdam
  • Maastricht University
  • Universiteit Leiden
  • Tilburg University (ook vertegenwoordigd in het kernteam)
  • Universiteit Twente (ook vertegenwoordigd in het kernteam)

 

Author

Comments

Dit artikel heeft 0 reacties