Sourcingstrategie voor hogeschool Saxion

Saxion heeft de afgelopen periode de cloudconsultants van Weolcan ingehuurd om te helpen met hun cloudstrategie. Aan de hand van deze use case publiceren we de komende tijd een serie blogs over hoe de cloudstrategie bij Saxion tot stand komt aan de hand van verschillende aspecten. Ik heb Bernadette Huizinga van Weolcan een aantal vragen over het traject bij Saxion gesteld:

Hoe zijn jullie dit adviestraject begonnen?

“In het kader van een samenwerking tussen SURF en Weolcan is aan diverse hogescholen een trainingstraject aangeboden variërend van hybride cloud tot cloudstrategie trainingen. Hieruit ontstond bij een aantal hogescholen een behoefte aan verdere ondersteuning bij zowel het opstellen en implementeren van een cloudstrategie als bij het inrichten van cloud governance. Zo heeft Saxion Weolcan gevraagd hen te begeleiden en onder andere een cloudstrategie op te stellen.”

Wat wil Saxion bereiken door middel van deze cloudstrategie?

“De motivatie is dat de IT-afdeling van Saxion beter wil aansluiten op de behoefte van de school en sneller wil kunnen inspelen op de ontwikkelingen in het onderwijs en in de maatschappij. De verwachting is dat door meer gebruik te gaan maken van clouddiensten de school flexibeler diensten kan afnemen en deze schaalbaar kan inzetten voor docenten en studenten. Anderzijds ziet men ook de noodzaak om voorbereid te zijn op het gebruik van steeds meer clouddiensten, simpelweg omdat steeds meer leveranciers van applicaties hun diensten alleen nog als clouddienst aanbieden.”

Wat zijn typische stappen die je zet bij het maken van een cloudstrategie?

“Ten eerste is het belangrijk om toch nog eens te zeggen dat het gebruik van clouddiensten natuurlijk niet een doel op zich is, maar slechts een middel om efficiënter te werken, daarmee resources vrij te spelen die vervolgens ingezet kunnen worden om innovatie te versnellen en waarde te creëren voor het onderwijs met behulp van IT. Het geheel of gedeeltelijk migreren naar de cloud is dus een proces welke ondersteund moet worden door een klinkende strategie; een strategie die niet alleen de huidige stand van zaken bij een instelling in technische zin in overweging neemt, maar ook zeker goed aansluit op de geldende visie en missie van de instelling in algemene zin. Deze twee aspecten komen terug in stap 1 van het maken van een cloudstrategie: de AS-IS analyse.”

Hoe pak je het maken van zo’n AS-IS analyse aan?

“Grofweg bestaat de AS-IS analyse uit vier onderdelen:

1. Het mappen van de strategische beleidsdoelstellingen op de doelstellingen van IT ten behoeve van het vaststellen van de gewenste IT-competenties van de instelling als geheel;
2. Het analyseren van het huidige applicatie landschap – waar staat wat – en dan ook de applicaties die, wellicht buiten de IT afdeling om, een aanzienlijk deel van de instelling bedienen;
3. Het analyseren van de huidige infrastructuur inclusief geldende architectuur en meest gebruikte tools;
4. En tot slot is het van belang om de volwassenheid van de IT-afdeling in kaart te brengen om later te kunnen bepalen welke competenties en processen er tijdens de transitiefase extra aandacht en tijd behoeven.”

Wat is de volgende stap als je dit helder hebt?

“De AS-IS analyse geeft inzicht in hoeverre de ingeslagen weg van IT aansluit bij de gewenste doelstellingen en wat dientengevolge de gewenste TO-BE situatie is, stap 2. Saxion had bijvoorbeeld al een “cloud, tenzij” beleid, maar door gebrek aan inzicht in het applicatielandschap, werd er toch vaak gekozen voor het continueren van het hosten van een applicatie in het eigen datacenter. Reeds lopende projecten en de economische levensduur van het datacenter toonden echter aan dat de businesscase voor het behouden van het eigen datacenter in de nabije toekomst niet meer positief zal uitvallen. Voor de TO-BE mapping wordt per applicatie bepaald welke migratiestrategie het best passend zou zijn, rekening houdend met kwaliteitsattributen als de mate waarin een applicatie bedrijfskritisch is en in hoeverre een instelling door middel van die applicatie zich kan onderscheiden van anderen.”

Wat gebeurt er nadat je de huidige en gewenste situatie in kaart hebt gebracht?

“Met de gewenste situatie in beeld gebracht door de TO-BE mapping, kan gestart worden met stap 3: het Plan van Aanpak. Dit plan stelt de instelling in staat om binnen afzienbare tijd tot de gewenste situatie te komen. Zo’n Plan van Aanpak is natuurlijk specifiek voor de betreffende instelling, maar zal in ieder geval de volgende onderdelen bevatten: een sourcingstrategie, een high-level-architectuur en een indicatie van de benodigde competenties om de transitie te kunnen implementeren (het inrichten van het ‘cloud center of expertise’). In het geval van Saxion was vooral de sourcingstrategie het onderdeel waar men behoefte aan onderbouwing had: hoe bepaal je welk landingsplatform het beste is, welke repeteerbare processen en beslisbomen zijn hiervoor af te lopen, waar worden de verschillende verantwoordelijkheden belegd?  Om de verschillende stakeholders ervan te overtuigen dat zo’n iteratieve aanpak werkt, kan bij wijze van pilot al meteen begonnen worden met het oppakken van een daartoe geschikte applicatie, een zogenaamd “proof of concept”. Structureel opgetekende lessons learned zullen het plan van aanpak versterken.”

Hoe borg je zo’n sourcingstrategie voor de toekomst?

“Veel instellingen hebben de resources van hun IT-afdeling vaak al vrij strak ingeregeld: er loopt een flink aantal projecten en vaak mede door een verouderde IT wordt er veel tijd besteed aan onderhoud en beheer. Om daadwerkelijk te komen tot die digitale transitie die de instelling een IT zal opleveren die volop ten dienste van het onderwijs opereert en haar ondersteunt om onderscheidend, wendbaar en innovatief te zijn, moet deze transitie uitgewerkt worden in een overzichtelijke IT-Roadmap met duidelijke mijlpalen, rekening houdend met de afhankelijkheden van de al lopende projecten. Dit is de laatste stap om te komen tot een volledige cloudstrategie; met de roadmap in de hand, kan de instelling aan het werk!”
Aanpak sourcingstrategie: van AS-IS naar roadmap

* Deze blog is in overleg met en met goedkeuring van Saxion geplaatst.