Universiteit Twente ruimt (data storage) op!

Universiteit Twente windt er geen doekjes om, net als in 2024 maakt de Universiteit een stevig statement op hun website: Digital Cleanup Day: Clean up your digital waste! Op de pagina lezen we dat de UT van plan is om de komende jaren stevig in te zetten op opschonen. Het gaat dan niet alleen om medewerkers aansporen hun e-mail, telefoon of harde schijven onder de loep te nemen maar ook om de data van de instelling als geheel. Tijd voor een gesprek met van René van Arnhem, Afdelingshoofd dienst ITO.

Waarom zetten jullie zo stevig in?

We willen niet alleen onze digitale voetprint in toom houden. Veiliger werken, efficiënter werken door minder te hoeven zoeken en het terugdringen van gevoelige data zijn ook sterke drijvers om in beweging te komen. Bovenal willen we onze studenten en medewerkers bewust maken van het probleem. Verder nemen de kosten van opslag toe. 1 TB High Quality Opslag kost instellingen € 135 per jaar, dat lijkt misschien te overzien maar realiseer je dat van alle data ook een back-up wordt gemaakt (het back-uppen van data kost € 150 per TB!).

En waarom dan Digital Cleanup Day?

Zo’n wereldwijde dag van dataschoonmaak is een mooie en herkenbare aanleiding voor een jaarlijkse awareness actie. Mensen willen graag helpen duurzamer te werken als je hen iets biedt waar ze zelf controle over hebben en direct profijt van ondervinden. Het moet niet te ingewikkeld zijn om toch je steentje bij te dragen. Je persoonlijke data opruimen lucht op, je structureert je eigen opslag, je kijkt bewust met een andere bril naar alles wat je (on-) bewust allemaal verzamelt. Wij willen onze medewerkers en studenten niet alleen motiveren om hun werkdocumenten tegen de loep te houden maar ook hun thuisopslag. Daarom focussen wij ons in de campagne ook op de eigen foto’s, video’s, de telefoon, we zien wereldwijde digitale opslag als een maatschappelijke verantwoordelijkheid van iedereen. We bieden o.a. handleidingen, informatieplaatjes op de koffieautomaten, hulp van datastewards en maken goede voorbeelden zichtbaar.

Veel opslagsystemen, veel dubbele data

Om een gedegen meerjaren aanpak te ontwikkelen moeten we vanzelfsprekend weten hoe wij nu omgaan met data. We onderzoeken dit blijvend om grip te krijgen op onze storage en te leren wat onze interventies opleveren. Zo kwamen we erachter dat onze medewerkers hun data op vier verschillende datasystemen kunnen opslaan. Dat is verwarrend en zorgt ervoor dat veel documenten meerdere keren opgeslagen zijn op verschillende systemen. Doordat we van de meeste zaken ook back-ups maken slaan we hetzelfde document nog veel vaker op. Dit vergt dan een goed plan om enerzijds het aantal systemen terug te brengen, dubbelingen op te sporen, te communiceren naar de juiste personen en uiteindelijk ook echt zaken te verwijderen. Om dit behapbaar te maken pakken we steeds 1 systeem aan.

Slapende data is de grootst groeiende bulk

We gebruiken slechts 30% van de opgeslagen data, na een half jaar wordt de meeste data nauwelijks meer bekeken of verwijderd. Het is slapende data die we blijven bewaren, doorschuiven, in back-ups zetten zonder dat we er ooit nog naar kijken. Iedereen is druk en verouderde of dubbele data verwijderen kost tijd en energie en naarmate de bulk groter en ouder wordt is de taak ook steeds ingewikkelder. Elk departement binnen de UT heeft een eigen advies en regels om data op te slaan en bij te werken.

Wat kunnen we doen?

We kunnen veel doen. Enerzijds dus awareness campagnes om de mensen zelf in beweging te krijgen en daarbij te ondersteunen. Goed kijken naar beleid voor vertrekkend personeel, wat dragen ze over, waar komt eigenaarschap te liggen? Vakgroepen belonen met een taart? We kunnen het aantal systemen terugbrengen, op andere manieren gaan werken, beleid aanpassen en de afdelingen beter samen laten werken. We kunnen ons richten op het voorkomen van data (niet mailen maar delen, prullenbak automatisch leeg). We kunnen analyseren wat we allemaal in opslag hebben en hier acties op inzetten (comprimeren, encrypting etc). We moeten in de hele sector veel meer samenwerken om kennis hierover te genereren, er is een enorme vergrijzing gaande waardoor kennis verdwijnt. Laten we met elkaar slimme oplossingen bedenken en onze kennis bundelen.