VU: online proctoring onder het gerechtvaardigd belang

Latest update: 09 mei 2022

Op dit moment kijken instellingen naar de mogelijkheden van online proctoring om toetsen op afstand te kunnen realiseren. De impact op de privacy van de student is groot dus er wordt veel gesproken over hoe je dit privacy-proof inzet. Een belangrijke AVG-vraag is: welke grondslag is van toepassing? In deze blog lees je hoe ze bij de VU kijken naar het gerechtvaardigd belang als grondslag.

1,770
Leestijd 5 minuten

7 Praat mee

Online proctoring

Nu toetsen niet meer op de normale manier door kunnen gaan wordt er gekeken naar alternatieve vormen. Zo wordt er bijvoorbeeld gekeken naar alternatieven voor de klassieke summatieve toets. Ook wordt er gekeken naar de mogelijkheden van online proctoring: software waarmee gesurveilleerd kan worden op afstand. Op 27 maart organiseerde de SIG Digitaal Toetsen samen met SURF een webinar over dit onderwerp. Op dit moment zijn we bij SURF ook bezig met het vernieuwen van een whitepaper over dit onderwerp. Bij het inzetten van online proctoring horen belangrijke vragen over onder anderen fraudegevoeligheid, security en privacy. Ook in de media is hier de afgelopen week aandacht aan besteed:
 

AVG & Online Proctoring

Voordat er wordt gekozen voor ingrijpende software is het dus van belang om overwogen beslissingen te maken. Voldoet het inzetten van online proctoring bijvoorbeeld aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)? Een belangrijke vraag is: hebben we een grondslag voor het inzetten van online proctoring? Toestemming is hierbij geen gangbare grondslag om verschillende redenen. Toestemming moet namelijk vrij gegeven zijn en je kan je twijfels hebben bij hoe 'vrij' de keuze ervaren wordt door een student. Verder moet er een alternatief geboden worden in het geval van dat de student geen toestemming geeft en zo'n alternatief is vaak niet beschikbaar. Naast dat het niet gezien wordt als een legitieme grondslag is het ook niet werkbaar. Er wordt in de praktijk gebruik gemaakt van de grondslag gerechtvaardigd belang.

Gerechtvaardigd belang bij de VU

Bij de VU is de eerste boodschap: ‘Zorg dat je een andere toetsvorm vindt dan de klassieke eindtoets. Als het echt niet anders kan, dan komt de klassieke eindtoets wellicht in aanmerking voor online proctoring.’ Wanneer online proctoring ingezet wordt kiest de VU daarbij voor de grondslag gerechtvaardigd belang. Hoe hebben ze die overweging gedaan? lees mee:

Grondslag: gerechtvaardigd belang

Als de VU persoonsgegevens van een student verwerkt op basis van de ‘grondslag gerechtvaardigd belang’ (art. 6.1 (f) AVG), dan betekent dit dat de student geen voorafgaande toestemming hoeft te geven voor deze gegevensverwerking. Bij online toezicht bestaat de gegevensverwerking - kort gezegd - uit het opnemen van een student (in beeld en geluid) tijdens het maken van een toets.

Gedurende de periode dat studenten niet naar de VU kunnen komen om een toets te maken, kan de VU kan zonder toestemming van de student gebruik maken van online toezicht bij een toets op afstand. Er zal dan wel moeten kunnen worden onderbouwd dat het bij de betreffende toets op afstand noodzakelijk is om:

a.      te controleren wie de persoon is die de toets maakt;

b.      vast te stellen dat geen fraude is gepleegd tijdens het maken van de toets;

c.       vast te stellen dat de toets binnen het gegeven tijdskader is gemaakt; en

d.      de werkwijze wordt gevolgd zoals beschreven in de privacyverklaring.

Er is dan sprake van een noodzakelijk, gerechtvaardigd belang van de VU, dat zwaarder weegt zwaarder dan de rechten en vrijheden van de betrokkenen (art. 6.1 f AVG). 

Gedurende de periode dat studenten niet naar de VU kunnen komen, zal een toets op afstand met online toezicht binnen de VU als één van de alternatieven gelden voor een reguliere toets op een VU-locatie. Per toets bepaalt de Examencommissie - in overleg met de examinatoren - welke alternatieve toetsvorm wenselijk en noodzakelijk is.

Bezwaar vanwege specifieke situatie  

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft de betrokkenen (in dit geval studenten die een toets op afstand met online toezicht maken) onder meer het recht om bezwaar te maken vanwege hun specifieke situatie (zie art. 21.1 AVG): 

“De betrokkene heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens op basis van artikel 6, lid 1, onder e) of f), van artikel 6, lid 1, met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen. De verwerkingsverantwoordelijke staakt de verwerking van de persoonsgegevens tenzij hij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.”
 

  • Specifieke situatie en beoordeling van geval tot geval 
    Studenten hebben op dit moment niet de mogelijkheid hebben om online toezicht standaard te weigeren. Studenten kunnen wel bezwaar maken vanwege hun specifieke situatie. Dit zal van geval tot geval moeten worden beoordeeld. In de periode dat studenten niet naar de VU mogen komen en de Examencommissie heeft geoordeeld dat een toets met toezicht noodzakelijk is, zal het aanbieden van een alternatief lastig zijn. Hier wordt nog verder over nagedacht.  
     
  •  Hoe? 
    De VU heeft een uitgebreide privacyverklaring opgesteld waarin wordt beschreven hoe de privacy van studenten wordt gewaarborgd. Hierin wordt vermeld dat studenten bezwaar maken via de Functionaris Gegevensbescherming van de VU (zie vraag 10). Dit is conform het ‘Reglement Verwerking Persoonsgegevens Studenten’, zie artikel 18.1 onder e en 18.2:https://minor.vu.nl/nl/Images/ReglementVerwerkingPersoonsgegevensStudenten2018_tcm297-430309.pdf.

AVG compliance van aanbieders

Let bij het selecteren van online proctoring leveranciers ook goed op of zij de juiste normen hanteren en aan de AVG voldoen. Om hier een handje bij te helpen publiceert SURF binnenkort een privacy risico analyse van drie online proctoring leveranciers: RPnow, Proctorio en ProctorExam. Houd SURFcommunities in de gaten voor meer informatie.

Andere communities

Dit artikel heeft 7 reacties

Heldere uiteenzetting!
N.b.: ook bij het opnemen van lessen, lessituaties (incl. interactie) en/toetsmomenten neem je deze zorgvuldige afweging tevoren mee (!?) en communiceer je over. De 'waarom-vraag' dien je te kunnen be-/ver-antwoorden.

Duidelijk verhaal.

Wel de prangende vraag: waarom niet "taak van algemeen belang"? Met name voor het hoger onderwijs lijkt mij de WHW niet onbelangrijk.

De Autoriteit Persoonsgegevens: "[..] Als overheidsorganisatie kunt u zich bij het uitvoeren van uw wettelijke taken nooit baseren op de grondslag van gerechtvaardigd belang."

Beste Arjan,

Dank. Klopt, het staat zelfs in art. 6.1 onder f van de AVG.

Het korte antwoord is dat de VU geen overheidsinstantie is. De VU is een bijzondere universiteit die in stand wordt gehouden door een privaatrechtelijke rechtspersoon (de Stichting VU).

Los daarvan, ben ik benieuwd op welke bepaling(en) uit de WHW je dan doelt. Met name gelet op de eisen die artikel 6.3 AVG stelt.

Groet Tom

Dag Tom,

Helemaal correct, de bepalingen uit de WHW zijn artikel 1.3 jo. 7.10 WHW. Omdat die redelijk algemeen zijn opgesteld kun je volgens mij niet spreken van een wettelijke plicht, maar is het algemeen belang wel goed te verdedigen.

Wat ik niet helemaal volg is waarom dan alsnog gekozen wordt voor gerechtvaardigd belang? De VU heeft vanwege haar status niet de beperking om niet gerechtvaardigd belang te gebruiken in het kader van de uitoefening van haar taken. Dat maakt niet dat een taak van algemeen belang niet gebruikt mag worden door de VU.

Zie je die taak onvoldoende uit de WHW voortvloeien?

Deze discussie loopt al langer en blijft interessant.

Groet,
Raoul

Dag Raoul,

Je kunt twisten over de vraag of de VU een beroep kan doen op de grondslag “taak van algemeen belang”. De WHW is in ieder geval ook van toepassing op de VU (zie art. 1.1 onder i WHW).

De vraag is of de wetgever in art. 1.3 en 7.10 WHW een rechtsgrond heeft gecreëerd voor de gegevensverwerkingen die plaatsvinden bij (online) toezicht op toetsen. In de WHW wordt vermeld dat onderzoek wordt gedaan naar de kennis, het inzicht en de vaardigheden van examinandus (art. 7.10 onder 1 WHW) en dat de instelling verantwoordelijk is voor de praktische organisatie van examens en tentamens (art. 7.10 onder 3 WHW).

Ik zie daar niet meteen een grondslag in voor de gegevensverwerkingen die plaatsvinden bij (online) toezicht op toetsen (mede gelet op art. 6.3 AVG). Ik plaats deze verwerking meer in het perspectief van ‘fraudevoorkoming’, wat in de AVG als voorbeeld wordt genoemd bij de grondslag gerechtvaardigd belang (zie overweging 47 AVG).

Wat mij betreft is het noodzakelijk om bij online toezicht een hele duidelijke belangenafweging te maken en na te gaan of de rechten en vrijheden van studenten niet zwaarder wegen dan het noodzakelijk, gerechtvaardigd belang van de instelling. Door te kiezen voor de grondslag ‘algemeen belang’ staat die afweging niet voorop. Dat is wat mij betreft onwenselijk.

Groet Tom

Dag Tom,

Dit thema blijft spelen. Ik zie de fraudepreventie zelf dusdanig gekoppeld aan de taken van algemeen belang die een universiteit toebedeeld zijn middels de WHW dat ik gerechtvaardigd belang als niet toegestaan voor overheidsinstanties. Dat hangt af van een brede interpretatie van de grondslag of een enge. De WP29 geeft dit aan in haar Advies 06/2014 (WP217).

Wat betreft je laatste alinea staat die belangenafweging ook bij algemeen belang voorop als je de genoemde WP29 richtlijn volgt: "Artikel 7, onder e), heeft in potentie een zeer breed toepassingsgebied, hetgeen pleit voor een strikte interpretatie en een duidelijke identificatie, per geval, van het desbetreffende algemene belang en het openbaar gezag dat de verwerking rechtvaardigt. Dit brede toepassingsgebied verklaart ook waarom, net als bij artikel 7, onder f), artikel 14 het recht van verzet biedt wanneer de verwerking is gebaseerd op artikel 7, onder e)44. In beide gevallen kunnen dus soortgelijke aanvullende waarborgen en maatregelen van toepassing zijn 45."

Hoewel die verplichting niet beschreven staat in de artikel e grondslag zoals in de f grondslag ben ik van mening dat wil je voldoen aan je verantwoordingsplicht onder de AVG eenzelfde belangenafweging aanwezig moet zijn.

Wat dat betreft zijn we het wel eens lijkt me los van de grondslag.

Groet,
Raoul

Dankjewel, Iris. Dit gaat helpen!
Ik zie in de discussie nog wel verschillende inzichten voorbijkomen t.a.v. de grondslag voor de verwerking. Het lijkt mij zinvol om in breder (SURF) verband te onderzoeken welke grondslagen voor welke verwerkingen gepast zijn.
Waar vinden we overeenkomsten en verschillen? Kunnen die verklaard worden? Lukt het om tot een richtlijn te komen waar we als instellingen op kunnen steunen?