Aandachtspunten voor het organiseren van online events

Als je een event organiseert, dan begin je altijd met de belangrijkste twee vragen: voor wie organiseer ik iets, en wat ik daarmee bereiken? Kortom: doelgroep en doelstellingen. Op basis daarvan, natuurlijk begrensd door het aanwezige budget, bepaal je alle andere factoren: format, programma, locatie, techniek en communicatie. Dit werkt hetzelfde voor live events als voor online en hybride events. Maar als je een online event organiseert, dan zijn dit een aantal punten die extra aandacht behoeven.

Wanneer kies je voor online of hybride?
Op dit moment worden we gedwongen om veel online te doen, wegens Corona. Beetje bij beetje worden de regels versoepeld en kan een hybride of (klein) live event ook weer. Idealiter bepaal je op basis van je doelstellingen, vrij van restricties, welk format je inzet. Maar wanneer kies je dan voor online of hybride?
 

  • Het behalen van je doelstelling(en).
    Sommige doelstellingen zijn makkelijker en effectiever vorm te geven met een online event dan andere doelstellingen. Hoewel de mogelijkheden steeds groter worden, is het creëren van saamhorigheid binnen het personeel moeilijker vorm te geven op een online event dan bijvoorbeeld het uitwisselen van wetenschappelijke kennis op een conferentie. > Voor een groter bereik. Je hebt een internationaal publiek, je wilt andere doelgroepen bereiken, je wilt je netwerk vergroten.
  • Het is duurzamer.
    Niet alleen ecologisch: minder reizen, geen voedselverspilling, geen afval van marketingmaterialen. Maar ook op het gebied van content: materiaal dat je al eerder geproduceerd hebt kun je hergebruiken, bijvoorbeeld voor promotie, content voor de eventwebsite, digitale aankleding. En wat je maakt tijdens je online event kun je op een later moment opnieuw inzetten, denk aan een aftermovie, samenvattingen, promotie voor de volgende editie, quotes. 
  • Grotere impact bij je deelnemers.
    Omdat je meer mensen bereikt en makkelijk kunt laten reageren. Hierdoor vergroot je de mogelijkheid tot interactie, en het verzamelen van input en feedback. Dit creëert meer betrokkenheid en actiebereidheid.
  • Het is goedkoper (afhankelijk van de opzet!)
    Afhankelijk van wat je precies organiseert kán een online event goedkoper zijn dan een live event. Zeker wanneer je de opzet relatief simpel houdt, kun je een hoop kosten uitsparen die voor een live event wel nodig zijn.

Live, online en hybride
Ter verduidelijking nog even een korte uitleg van de termen live, online en hybride, omdat niet altijd dezelfde invulling wordt gegeven bij verschillende organisaties, dienstverleners of uitvoerders:

  • Live event: Een fysiek event waar het volledige programma en alle deelnemers op de eventlocatie aanwezig is.
  • Hybride event: Een hybride, ook wel blended, event heeft zowel een fysiek deel als een online deel, en dus ook een fysiek publiek en een online publiek. De mate waarin je online mengt met live is geheel naar eigen inzicht in te richten. Het kan zo simpel zijn als (onderdelen van) een fysiek event livestreamen tot een geheel online platform maken met aparte programmering.
  • Online event: Een event dat alleen online plaatsvindt. Het kan wel zijn dat (een aantal) sprekers, een dagvoorzitter of een trainer fysiek in een studio aanwezig zijn voor hun bijdrage, alle deelnemers zijn online. Voor sommige (technische) dienstverleners valt dit onder de noemer hybride, omdat zij dan toch ergens een live onderdeel moeten realiseren. Als je uitgaat van de beleving van de deelnemer, valt dit onder online.

Het verschil tussen een online en offline evenement zit ‘m vooral in het format, de manier waarop je je programma opzet en de techniek, de manier hoe je je programma overbrengt.

talkshow setting in een studio met camera's
Het simpel livestreamen van een fysiek event is níet hetzelfde als een online event organiseren.

Format
Een online event, of het online gedeelte van een hybride event is het meest effectief als je bij het ontwikkelen van je format en het invullen van je programma rekening houdt met het volgende:

- Afwisselend
Dit geldt eigenlijk voor alle evenementen in welke vorm en voor welke doelgroep dan ook, maar voor online geldt het extra, want online verlies je nog sneller de aandacht dan normaal. Dus wissel regelmatig van vorm: spreker, interview, panel, debat. Wissel op interactieniveau: kijken en luisteren, meedoen, individueel, in groepjes. Maar wissel ook in beeld: door verschillende camera’s te gebruiken kun je hetzelfde laten zien uit verschillende hoeken, dat maakt dat je als deelnemer ook letterlijk van standpunt kunt wisselen. Het schakelen van shots houdt de deelnemer geboeid. Denk daarbij ook aan de omgeving / achtergrond / setting: de moderator of interviewer die aan een tafel staat, rondloopt, of een andere kleur achtergrond heeft dan het panel dat in comfortabele leunstoel zit etc.

- Interactief
Betrek je online deelnemers bij het programma. Stel ze vragen, laat ze meedoen, zorg dat ze zich onderdeel voelen van het event en niet slechts een passieve kijker zijn. Hiervoor zijn allerlei tools in te zetten, zoals Mentimeter, Slido, Glisser, EngageNow, EventScribe, PresentersWall etc.
Zorg ervoor dat je sprekers, trainers, panelleden en alle andere programma-bijdragers goed gebriefd worden op welke manier zij contact kunnen (en moeten) maken met het online publiek. Zorg dat je een goede online moderator hebt, voor en/of achter de schermen die in de gaten houdt wat het online publiek ziet en doet en daarop kan reageren.  

- Kort
Het allergrootste verschil tussen een online en live event, naast de techniek, is de tijd waarin je je deelnemer kunt betrekken. Voor een live event kan dit makkelijk een dag zijn, of zelfs meerdere dagen. Maar de aandachtsspanne van een online deelnemer is veel sneller weg. Een online programma van een uur of twee is ideaal.
Het mooie van online is dan weer dat het veel makkelijker is om content te spreiden over een langere periode. Je hoeft niet alles in één sessie te stoppen, maar je kunt het opknippen, focussen op specifieke thema’s, doelgroepen, mate van interactie etc. Als je maar heel duidelijk maakt wat het doel is van elke sessie.

Als je een hybride event organiseert moet je dus ook nadenken over twee programmalijnen: het live event én het online event. Het livestreamen van een live event, waarbij er voor de online deelnemers niks anders te doen is dan toeschouwer zijn van de plek ‘waar het echt gebeurt’, is in deze tijden echt niet meer genoeg om deelnemers ook echt te binden.

Professioneel
Over de techniek, platformen en tools gaan we een apart artikel wijden, want daar is genoeg over te vertellen. De belangrijkste tip voor nu is dat het belangrijk is om te werken met professionals. Zowel in de ondersteuning qua techniek, als de mensen die een belangrijke rol spelen in het programma. Een goede presentator of moderator die ervaring heeft in het schakelen tussen de studio en ‘de mensen thuis’ en weet hoe hij/zij omgaat met interactietools is essentieel. Dat is namelijk je verbindende factor tussen alle elementen. Wees ook hier creatief: je kunt taken verdelen over meerdere personen. Een presentator met een sidekick voor de interactie, een moderator in de studio en een reporter op een andere locatie en iemand die achter de schermen alle chats en online tools beheert.
Hierbij is een goede regisseur onmisbaar. Iemand die al deze verschillende elementen en mensen in de gaten houdt, die weet wanneer er geschakeld wordt van de ene naar de andere spreker, die de verschillende partijen (van cameraman tot presentator) aanstuurt. Zorg dat je zo iemand op tijd betrekt bij de ontwikkeling van je format en programma en maak gebruik van de ervaring en kennis die ervaren professionals hebben.

Participant journey
Natuurlijk denk je als organisator na over welke boodschap jij wilt overbrengen en wat dat voor een invloed moet hebben op je deelnemers. Maar draai het ook om. Maak een participant journey, ofwel het pad dat jouw deelnemer aflegt voor je event. Door te bedenken wat je deelnemers zien, wat ze moeten doen, hoe ze dat moeten doen en wat ze eruit halen, kun je testen of je format werkt. Zowel inhoudelijk (is het aantrekkelijk genoeg, komt de boodschap over), als technisch (is het gebruiksvriendelijk, wat moeten we extra uitleggen). Aan de had van je participant journey kan je ook een goed communicatie- en marketingplan maken. Dit is in te zetten voor elk event, ook een fysiek event heeft hier baat bij, maar bij een fysiek event zie je meteen het effect van je event op je publiek, je hebt ze immers in huis, bij een online event moet je alles veel meer vooraf doordenken.

Denk daarbij ook goed na over het voor- en natraject van je event. Enthousiasmeren en betrekken begint al met de manier waarop je wordt uitgenodigd. Wees hierin creatief. Een e-mail is snel en makkelijk, maar denk ook eens aan een video of een fysieke uitnodiging in de vorm van een kaart (wie krijgt die nog tegenwoordig) of een voorbereidingspakket met pen, notitieblok, chocolaatjes en borrelnootjes voor tijdens de online breaks.
Omdat je een kort en krachtig online programma hebt, kun je ervoor kiezen om mensen vooraf te betrekken en voor te laten bereiden door materiaal beschikbaar te stellen, zoals artikelen over de thema’s die besproken gaan worden, eerdere video’s van sprekers,  een FAQ over de technische aspecten van je event. En nog mooier is als je je deelnemers vooraf ook al kunt activeren, door ze alvast vragen in te laten sturen voor de keynote, in te schrijven voor workshops, een online profiel aan te maken waarmee ze ook vooraf aan je event al kunnen netwerken met andere deelnemers, etc. Op deze manier zijn de deelnemers al bezig met het event voor het plaatsvindt en is de kans groter dat ze inloggen en blijven hangen.

En ook bij online events zou het contact met je deelnemers niet moeten stoppen op het moment dat de uitzending is beëindigd. Hou je deelnemers betrokken met een samenvatting van het event, de mogelijkheid tot het geven van feedback, eventueel extra materiaal (zoals de presentaties van sprekers, of behind-the-scenes videos) en zorg dat je deelnemers ondersteunt. Dat wil zeggen: als je doelstelling is met het event om deelnemers met elkaar te verbinden, zorg dan dat mensen elkaar na het event ook kunnen opzoeken (deelnemerslijsten, community platform – let op de AVG). Als je doelstelling is dat mensen na afloop inschrijven voor een volgend programma, of lid worden van een werkgroep of studievereniging, zorg dan voor duidelijk vindbare registratieformulieren.

Kosten
De kosten voor de technische ondersteuning van een online event zijn flink hoger dan die van een live event. Denk aan het online platform, het livestreamen, de studio, de online vormgeving en de videoproductie zelf. Als je geen fysiek onderdeel erbij hebt, dan vallen grote kostenposten als evenementenlocatie, catering en aankleding weg. Als je ook een fysiek onderdeel hebt, en dus een hybride event, dan moet je rekening houden met een hogere begroting dan voor alleen live of alleen online.

De grootste kostenposten voor het online gedeelte van een event zit in de hardware (licht, geluid, schermen, camera’s) en het personeel (cameramensen, geluidsmensen, regisseur, moderatoren, etc). Met op de derde plaats de software (virtueel platform, interactietools, registratie).
Wat je ervoor terug kunt krijgen is het bereiken van een grotere, nieuwe en/of andere doelgroep, en met slim combineren het ophalen van gegevens en produceren van content die je kunt hergebruiken in latere communicatietrajecten (nieuwe contacten, filmpjes en foto’s, samenvattingen, feedback etc.).

Dit zijn een aantal punten die bij de organisatie van een online event extra aandacht behoeven.

Wil je meer weten over het organiseren van online events, abonneer je dan op de Community Online Events en zet je notificaties aan. Zo krijg je een seintje bij elk nieuw artikel.

Heb je aanvullingen? Deel ze met ons onder dit artikel!

Author

Comments

Dit artikel heeft 1 reactie

Reactie van Erik van den Beld

T.b.v. de 'let op de AVG' zou een uitgewerkt privacy-statement voor betreffend event van toegevoegd waarde kunnen zijn. Daarmee informeer je deelnemers voorafgaand aan het event. Tevens zorgvuldig, bij doel)-en) horende, omgang met persoonsgegevens (die je vastlegt / opneemt in je (event-)administratie).