Online samenwerken aan leermaterialen: hoe haal je er meer uit?

De mening van experts en vakcommunity’s

SURF organiseert de stimuleringsregeling Open en Online onderwijs, waarin steeds meer docenten instellingsoverstijgend samenwerken aan open leermaterialen. Deze docenten willen daarin worden ondersteund met tools. Daarom deed SURF in 2022 een verkenning naar online samenwerkingsomgevingen en auteurtools. We vroegen experts en projectleiders van vakcommunity’s uit de stimuleringsregeling naar hun ervaringen met online samenwerkingsomgevingen. Hoe kiezen ze een passende samenwerkingsomgeving? Wat vinden ze prettig aan de huidige manier van samenwerken? En wat missen ze nog in de gebruikte omgevingen?

Verschillende facetten in communicatie

In het onderzoek is eerst het gehele landschap rond communicatie en samenwerken bij het gezamenlijk ontwikkelen van leermateriaal in kaart gebracht:

• Leermateriaal aanbieden
  De ontwikkelde leermaterialen wil je in- en extern delen zodat ze gebruikt kunnen worden. Edusources kan hiervoor gebruikt worden.
• Vakcommunity presenteren
  Veel vakcommunity’s brengen een eigen website in de lucht om zichzelf te presenteren. De link naar die website is op te nemen bij de collectie van de vakcommunity via edusources.nl/communitys.
• Samenwerken rond leermateriaal
  Het intern, binnen de vakcommunity, samenwerken. Bijvoorbeeld het plannen maken, organiseren van bijeenkomsten en het consulteren van expert valt hieronder. Dit kun je goed digitaal ondersteunen met een community platform
• Samenwerken aan leermateriaal
  Het daadwerkelijk gezamenlijk content ontwikkelen. Hiervoor is een samenwerkingsomgeving nodig.

MS Teams als voordehandliggende keuze

De eerste belangrijke conclusie uit de inventarisatie: er is niet één wondertool die past bij elke samenwerking. De behoeftes lopen uiteen van het simpelweg delen van leermateriaal tot cocreatie van materialen binnen de online omgeving. Begint een community met de ontwikkeling van leermateriaal? Dan valt de keuze vaak in eerste instantie op een samenwerkingsomgeving, waarin wordt samengewerkt aan leermateriaal. Community’s die al wat langer bestaan, hebben vaak behoefte aan een samenwerking rond leermaterialen en kiezen in tweede instantie vaak voor een communityplatform.

Oplossingen om samen te werken aan én rond leermateriaal, en de community ook naar buiten goed te presenteren, zijn er op dit moment niet. Mede daarom valt de keuze vaak ad hoc op een omgeving die iedereen min of meer vertrouwd is, zoals MS Teams. De meeste mensen en instellingen hebben een account. Daarnaast zien de gevraagde experts en projectleiders MS Teams als een veilige, betrouwbare omgeving. Wat bovendien meespeelt: door de integratie in Office365 is het makkelijk om samen te werken aan tekstgebaseerde materialen en presentaties.

Drie kanttekeningen bij instellingsgebonden tools

Dat klinkt als een logische keuze. Maar er kleven volgens de projectleiders bezwaren aan het gebruik van een instellingsgebonden tool (zoals MS Teams) als samenwerkingsomgeving. De kanttekeningen van de projectleiders hebben te maken met 1) de licentievorm, 2) de kosten en 3) het beheer. We zetten de bezwaren op een rijtje:

• De licentie. De licentie ligt bij een instellingsoverstijgende samenwerking bij een van de deelnemende instellingen. Als gast kunnen de andere deelnemers vaak minder functionaliteiten gebruiken. Tot slot is het niet altijd makkelijk om externen (bijvoorbeeld uit de beroepspraktijk) toe te voegen.
• De kosten. Het is vaak onduidelijk wat er gebeurt met de (betaalde) accounts als de projectfinanciering voor een samenwerking stopt.
• Het beheer. Na afronding van de projectfase ‘verweest’ een omgeving vaak, omdat de beheersstatus afhankelijk is van één partij. Dat heeft ook gevolgen voor de continuïteit, bijvoorbeeld als de beheerder de vakcommunity verlaat.

Keuzehulp online samenwerkingsomgevingen

Er is dus veel voor te zeggen om vooraf aandacht te schenken aan de selectie van een online samenwerkingstool. Daarmee worden een ad hoc werkwijze – en daarmee soms spijt achteraf – voorkomen. Stel jezelf de volgende vragen om de keuze te vergemakkelijken:

• Welk doel heb je met de samenwerking? Materialen delen? Samenwerken rondom leermaterialen of aan leermaterialen? De community presenteren?
• Wie gaat er mee-ontwikkelen in de tool? Dat heeft gevolgen voor de rechten en rollen van de deelnemers.
• Welk type materiaal wil je ontwikkelen? Hoe complexer het materiaal, hoe specialistischer/uitgebreider de omgeving moet zijn.
• Wat wil je in de toekomst nog met de omgeving/tools? Hoe toekomstbestendig moeten de tools zijn? Welke functionaliteiten heb je initieel niet nodig, maar later wel?
• Met welke tools/omgevingen hebben de betrokkenen ervaring? Gebruik de gecombineerde kennis van de deelnemende partijen.
• Welke samenwerkingsomgevingen zijn er nog meer? En welke functionaliteiten hebben die?

Welke tools en omgevingen ondersteunt je instelling? En bij welke tools mogen externen inloggen? Check dit bij IT-afdeling van je instelling.

De rol van SURF: Digitaliseringsimpuls Onderwijs

In grote lijnen zijn experts en projectleiders van vakcommunity’s tevreden over het proces van leermaterialen ontwikkelen in een online samenwerkingsomgeving. Wel zien ze dat een aantal dingen beter kan. Het gaat dan vooral om de toegankelijkheid, functionaliteit en duurzaamheid van de online samenwerkingsomgeving. Daarbij ziet men SURF als een partij die de belangrijkste drempels kan wegnemen en gedeeld gebruik van samenwerkingsomgevingen, communityplatforms en auteurtools kan faciliteren. In 2023 start het programma Digitaliseringsimpuls Onderwijs, waarin SURF de opdracht krijgt een sectorale ICT-infrastructuur voor het onderwijs te verzorgen. Daarin neemt SURF de adviezen en inzichten uit deze verkenning natuurlijk mee.

Meer weten?

Wil je meer weten over de verkenning of dit artikel, neem contact op met Michel Jansen via michel.jansen@surf.nl.