Aansprekende teksten schrijven voor security en privacy

Aanleiding voor je bericht

Er is vaak een aanleiding waarom je een tekst wilt schrijven. Het vernieuwen van intranet, een incident waarover gecommuniceerd moet worden of een awareness campagne. Wil je mensen informeren? Moeten ze actie ondernemen? Houd dat doel voor ogen terwijl je schrijft.

Bepaal je doelgroep

Het maakt uit of je een bericht schrijft aan IT beheerders of aan docenten. Voor je begint met schrijven kies je je doelgroep. Hoeveel kennis over IT en privacy hebben zij? Hoe belangrijk is veilig werken voor hen? Hoeveel tijd en aandacht verwacht je van hen voor dit onderwerp?

Kies je medium

Het medium waarmee je communiceert is bepalend voor hoe lang of kort je bericht is. Voor een blog op intranet heb je maximaal 1 A4 de ruimte. Een social media bericht van een halve handbreedte wordt gelezen, langere berichten vaak niet. Twijfel je? Korter is altijd beter. Ga er van uit dat de meeste mensen scannen en alleen de eerste alinea lezen van je bericht.

Plaatjes en video

Het toevoegen van plaatjes of video helpt om mensen over te halen een tekst te lezen. Houd er rekening mee dat de plaatjes rechten vrij zijn. Zorg dat de video’s en afbeeldingen aansluiten bij je doelgroep. Een bericht van een 20 jarige vlogger voor een doelgroep van 50+ers kan juist afschrikken.

De structuur voor je bericht

Om je doelgroep tot het gewenste gedrag te bewegen, helpt het om de volgende structuur aan te houden:

1. Aansprekende titel/eerste regel van je bericht

2. Inhoudelijke boodschap. Maak deze zo relevant mogelijk voor de doelgroep

3. Call to action: oproep om iets te doen

Tone of voice

Stel je voor dat je een gesprek hebt met iemand uit je doelgroep, over dit onderwerp. Wat zou je tegen diegene zeggen? Denk je dat ze overgehaald moeten worden? Welke argumenten zou je gebruiken? Stel je voor dat je tegen iemand praat. Als je dit lastig vind, begin je tekst dan met ‘Beste ….’  Doe alsof je een persoonlijke brief schrijft. De aanhef haal je daarna weer weg.

Maak je boodschap leesbaar

Schrijven is schrappen! Er zijn veel hulpmiddelen te vinden over het leesbaarder maken van een tekst. Houd de volgende in het achterhoofd:

1.  Schrijf  in een actieve vorm

Dus niet ‘het is aan te raden om een update uit te voeren’ . Maar:’ Voer de update zo snel mogelijk uit’.

2.  Vermijd vormelijk taalgebruik, tenzij dit de stijl is van jouw organisatie

3. Vermijd technische termen,  omschrijf ze voor je doelgroep met meer gangbare woorden

Dus niet: ’er is een zero-day vulnerability geconstateerd in MacOS‘

Maar: Er is een ernstige kwetsbaarheid gevonden in Mac producten

4. Vermeld ook waarom iets ernstig is

Voor jou is dat vaak vanzelfsprekend maar je doelgroep heeft iets meer informatie nodig:

'Omdat de kwetsbaarheid net wereldwijd bekend gemaakt is, zijn hackers op zoek naar apparaten die nog niet geupdate zijn’

5. Geef vervolgens een concrete actie mee die de gebruiker kan ondernemen

‘Bescherm jezelf en je gegevens. Update zo snel mogelijk je Macbook en Iphone.

6. Verwijs ze alleen door naar een link of handleiding als het niet anders kan

Denk je dat je doelgroep een handleiding nodig heeft of meerdere stappen moet uitvoeren? Probeer de stappen kort en bondig in je bericht te verwerken: als ze door moeten klikken verliezen mensen de aandacht en vergeten ze wat ze moeten doen.

Cybersave Yourself toolkit

De Cybersave Yourself Toolkit is gevuld met materiaal om jou te helpen awareness campagnes op te zetten. Bijvoorbeeld afbeeldingen en video om bij je awareness bericht te plaatsen. Het gebruik van de toolkit is gratis voor alle bij SURF aangesloten instellingen. Lees meer over de toolkit op de SURF website

Bekijk een kleine greep uit het CSY materiaal op de Cybersave Yourself website

Veel succes met schrijven! Ben jij regelmatig bezig met berichten schrijven voor je instelling over security en privacy awareness? In de Awareness werkgroep deel je kennis en doe je inspiratie op. Lees hier meer over de awareness werkgroep.