Ik scheid wel mijn afval maar niet mijn mails!

Ook de HAN zet concrete acties uit om grip te krijgen op de hoeveelheid opslag van de instelling. Opleider Posthbo Verpleegkunde Irma Mosselman-Lugard kaartte het onderwerp zelf succesvol aan in de instelling. Eva de Graaff (Team coördinator ICT) en Trea Spinder (Product Owner MS365) pakten de handschoen voortvarend op.

Irma: ‘Door een post op LinkedIn realiseerde ik mij ineens hoeveel CO2 mijn eigen mails dagelijks uitstoten. Vier studenten gaven een inkijkje in hun onderzoek voor (ministerie van-) VWS met als doel meer bewustzijn te creëren. Ik vind het belangrijk me in te spannen voor het milieu en doe daar veel voor in mijn privéleven. We hebben de aarde te leen van onze kinderen, daar moeten we zorgvuldig mee omgaan. Door die post keek ik ineens met andere ogen naar mijn mailbox en OneDrive en besloot om in actie te komen’.

Dit moeten we binnen de HAN aanpakken!

‘Ik ging op zoek naar initiatieven binnen HANinsite maar kon ze niet vinden. Via ASK HAN kwam ik uit bij onze Green Office en Trea Spinder, Product Owner MS365 en zo ging het balletje rollen. Het was helder dat ik concreet de mouwen wilde opstropen om een beginnetje te maken met mijn eigen collega’s. Gelukkig gaven veel collega’s direct aan dat zij dit een zinnig idee vonden en graag wilden ondersteunen’.

We beginnen met ons eigen team

‘‘We zijn een klein, flexibel en ondernemend team met veelal verpleegkundige achtergrond. Dat maakt dat we gewend zijn om aan te pakken, zelf doen wat kan zit in onze genen. We organiseren op donderdag 13 maart een Digital Cleanup Actie van 15-17 uur en krijgen als team ondersteuning van een aantal collega’s die ook meteen willen leren van onze ervaringen (archivaris, IT-services etc.). De HAN waarden slim, schoon en sociaal komen naar voren in deze laagdrempelige actie en dat blijkt ook uit de hoge respons van collega’s die mee willen doen. We gaan onze mail en OneDrive opschonen waar het kan, we meten vooraf wat de huidige CO2 uitstoot is en nadien wat we hebben bespaard. Simpel maar doeltreffend hoop ik. Leuk dat er komend jaar vanuit het duurzaamheidsteam op dit gebied meer challenges georganiseerd gaan worden waar teams aan deel kunnen nemen zodat we met elkaar onze CO2 uitstoot kunnen terugbrengen!’ (in de bijlage het resultaat van 8 personen in 1,5 uur).

Eva/Trea: ‘Dataopslag heeft vanuit verschillende perspectieven de aandacht binnen de HAN. Net als Irma en onze Green Office vindt onze ICT-dienst duurzaamheid een belangrijke drijver. We zien echter meer voordelen van het terugdringen van overtollige/verouderde data. Zo hebben we een aantal jaren geleden te maken gehad met een hack en werken we nog dagelijks aan de nasleep daarvan. Minder data hebben maakt ook minder aantrekkelijk voor aanvallen van buiten. We zetten daarom niet alleen in op acties als Digital Cleanup Day maar bekijken het onderwerp vanuit verschillende perspectieven (duurzaamheid, privacy/security, kostenreductie).

Een Deletion Policy in plaats van een Retention Policy?

We onderzoeken bijvoorbeeld in hoeverre we technisch of beleidsmatig anders kunnen gaan werken. Het instellen van een opslagplafond, afspraken maken over het verwijderen van heel oude mails, teams ondersteunen bij het inrichten van heldere processen. Er is gewoon vaak onduidelijkheid bij eindgebruikers over wat je wel of niet mag verwijderen. Een hele belangrijke stap is dat alle (archiefplichtige-) documenten en mails in onze bronapplicaties bewaard worden. Microsoft 365 is nu eenmaal niet bedoeld voor de opslag van (gevoelige-) documenten! We zouden graag willen samenwerken en kennis uitwisselen met andere instellingen zodat we niet allemaal hetzelfde wiel aan het uitvinden zijn.