Do’s en don’t’s bij het opstellen van programma’s van eisen voor toetssoftware

Ruim 20 deelnemers uit verschillende onderwijsinstellingen kwamen op 6 juni bijeen bij de VU om kennis te delen over aanbesteding van toetssoftware. Centraal stond het thema 'programma van eisen'. Universiteit Leiden en Hogeschool Arnhem en Nijmegen deelden hun ervaringen vanuit hun recent afgeronde aanbestedingsproces. Daarna gingen deelnemers met elkaar in gesprek aan de hand van vragen de VU in de aanloop naar het opstellen van hun programma van eisen. 

Wie is aan zet?
We begonnen de ochtend met geleerde lessen vanuit Universiteit Leiden. Harriet Damen en Judith Vels deelden hun ervaringen. Eén van de vragen waar zij tegenaan liepen was: Wie is hier nu eigenlijk aan zet? Ligt de bal bij inkoop, IT of juist bij Onderwijs? Wie is de eigenaar? Duidelijk is dat Harriet en Judith bij Universiteit Leiden de handdoek hebben opgepakt vanuit het Leidse learning & Innovation Centre. Een stevig traject van 1,5 jaar, dat ook de nodige hobbels kende. Hun belangrijkste tips:

Goeie tip: best practice study!
Michel Kao vertelde vervolgens hoe de HAN de aanbesteding heeft aangepakt. Aan de hand van het overzichtelijke proces dat zij gevolgd hebben legde hij uit welke stappen ze hebben gezet en wat daarbij kwam kijken. Een mooie take-away: na de marktverkenning en marktconsultate nodigde de HAN leveranciers uit voor een best practice study. Dit helpt voor beide kanten (instelling en leverancier) om zicht te krijgen op de processen, de manier waarop de applicatie werkt en hoe de match met de onderwijsinstelling is.

Discussie en input voor VU
De VU wil deze zomer werken aan het programma van eisen. Mari van Lunenburg ging met aanwezigen de discussie aan om meer zicht te krijgen op vraagstukken die voor de VU relevant zijn. Wat doe je bijvoorbeeld als er ook nog veel papier getoetst wordt (bijvoorbeeld bij betafacultateiten): is dat wel in 1 perceel te vatten of stelt dat toch heel andere eisen? En allerlei andere punten, zoals learning analytics – hoe neem je dat op? De noodzaak van bepaalde koppelingen met specifieke systemen. De eisen die je stelt aan de output van data uit het systeem. 
Ook een interessant discussiepunt: moeten we rekening houden met generatieve AI? Willen we daar al  eisen voor opstellen? En wat verwachten we van de roadmaps van de leveranciers op dit punt?

Hoe ga je om met innovaties? Volgende sessie 28 november bij UU
Mede door de discussie op deze ochtend ontstond het onderwerp voor de volgende bijeenkomst op 28 november: hoe ga je om met innovaties in software? We hebben het over een jonge markt en een thema dat nog sterk in ontwikkeling is. Hoe maak je afspraken hierover met leveranciers? Ben je geïnteresseerd? Sluit je dan aan! Stuur een mail naar digitaaltoetsen@surf.nl

De mentimeterslides en alle powerpointpresentaties zijn terug te zien in de besloten teamsomgeving van de aanbestedingscommunity. Wil je lid worden? Meld je aan via digitaaltoetsen@surf.nl

Dit was de 2e bijeenkomst in een reeks van 6.
De volgende bijeenkomst is op 28 november bij de UU – Noteer alvast in je agenda! Informatie over de eerste bijeenkomst vind je hier