Alternatieven ondersteunen #3 - Nextcloud, mail en agenda

Wat en waarom?

We praten met Rik van Sommeren 🐘 🪪  (product owner en informatiemanager bij de afdeling Internal IT van SURF) en Rik Dekker 🐘 🪪  (freelance Nextcloud & Microsoft 365 consultant, op dit moment werkzaam bij SURF). Rik Dekker: “We werken aan een pilot met Nextcloud binnen SURF en hebben alle leden van SURF aangeboden daar in 2026 aan mee te doen. Er is flink veel belangstelling voor. De bedoeling is eind 2026 te evalueren hoe het werkt en te kijken of er een dienst van te maken is voor SURF-leden.”

Hoe belangrijk zijn mail en agenda in een office- en samenwerkingomgeving?

Rik van Sommeren: “Mail en agenda zijn natuurlijk heel belangrijk voor gebruikers. Maar vooral de integratie van mail en agenda met andere functies is cruciaal. Bij SURF werken we intern met Microsoft 365. Microsoft Teams omvat wat voorheen SharePoint (online samenwerken), OneDrive (bestanden opslaan) en Exchange (mail) heette. Er zit een chatfunctie in en het is geïntegreerd met een agenda. Dat complete en op elkaar afgestemde pakket zijn gebruikers flink gaan omarmen. De coronaperiode waarin we massaal thuis gingen werken, heeft daarbij een handje geholpen. Het is heel handig dat je bijvoorbeeld in één handeling een afspraak kan maken, mensen per mail uitnodigt, een link voor online overleggen toevoegt en een ruimte in je kantoor boekt. Zo ver is Nextcloud binnen onze context nog niet.”

Wat zit er in Nextcloud, als het gaat om agenda en mail?

Rik Dekker: “Nextcloud heeft een agenda-applicatie die je kunt koppelen aan een bestaand mailadres, maar heeft geen mailserver. Nextcloud heeft ook geen eigen mail-applicatie. Het is wel mogelijk om als gebruiker een of meerdere mailadressen te koppelen. De gebruiker kan dan in de Nextcloud-omgeving mails lezen, schrijven en verzenden. Het is web-based en iets soberder dan een mailapplicatie op de computer van de gebruiker. Je kunt overigens wel e-mailapplicaties integreren met Nextcloud, bijvoorbeeld die van Thunderbird of eMclient.

Kun je ook Microsoft-mail met Nextcloud integreren?

Rik van Sommeren: “Dat ligt vooralsnog helaas wat ingewikkelder. Nextcloud koppelt met mailservers op basis van open standaarden zoals SMTP en IMAP. Microsoft heeft daar extra’s aan toegevoegd (MAPI), waardoor koppelen niet zomaar kan.”

Rik Dekker: “Om Microsoft Exchange überhaupt te gebruiken op dit moment, moeten vaak bepaalde mailboxfuncties uit gezet worden en gedeelde mailboxes worden vermeden en bepaalde eisen worden versoepeld.”

Waarom heeft Microsoft dat gedaan?

Rik van Sommeren: “Vanwege de veiligheid, stelt Microsoft. Om het moeilijker te maken te integreren met andere oplossingen, werpen critici tegen. Zeg het maar. Hoe dan ook, als je als IT-ontwikkelaar of -beheerder die extra’s wil omzeilen, gaan bij de cyberveiligheidsafdeling van je organisatie metaforisch de alarmbellen af." 

Rik van Sommeren: "En dat betekent gesprek, uitleg en een afweging van risico’s, belangen en belangrijke waarden zoals autonomie, privacy en veiligheid. Maar dat gesprek moet hogerop in de organisatie plaatsvinden, vind ik.”

Het kan dus wel, maar het vergt een strategische afweging en keuze?

Rik van Sommeren: “Inderdaad, op dit moment wel.”

Rik Dekker: “Als het instellingen te doen is om een backup-plan, kun je wel vrij makkelijk een tweede mailsysteem naast het bestaande zetten. Je gebruikt dan een andere mailserver en een alternatief domein met een eigen url.”

Rik van Sommeren: “Voor de SURF-organisatie hebben we voor de zekerheid alvast een passend additioneel domein geclaimd.”

Rik Dekker: “Door de twee systemen continu te synchroniseren, heb je iets achter de hand als de situatie daarom vraagt. En als je definitief wilt of moet overstappen, kun je de oorspronkelijke domeinnaam overzetten, evenals de zogeheten Mail eXchange records (MX records). Dan weten andere mailservers waar ze de mail moeten bezorgen.

Rik van Sommeren: “We onderzoeken op dit moment de mogelijkheden van Soverin, dat levert e-mail. Het is exact wat Nextcloud mist, dus een mooie match.”

Rik Dekker: “Het is een Nederlands aanbieder met publieke waarden hoog in het vaandel. Het is steward-owned, een ondernemingsvorm waarbij economisch eigendom en zeggenschap zijn gescheiden.” 

Hoe zit het met agenda in Nextcloud?

Rik Dekker: “CalDAV is de standaard voor agenda-items, CardDAV is dat voor contactpersonen. Op basis van deze open standaarden kun je verbindingen maken. Nextcloud werkt met deze standaarden en heeft applicaties voor een agenda en voor contactpersonen. Nextcloud is dus te koppelen met andere agendasystemen.”

Rik van Sommeren: “De eerlijkheid gebiedt wel te zeggen: een migratie van een agendasysteem naar een andere plek, zoals Nextcloud, is lastig. Ik heb vaker agendamigraties gedaan. Afspraken bestaan soms bijvoorbeeld uit reeksen. Er zijn locaties zoals vergaderruimtes aan gekoppeld. Je wilt het voor mensen die veel en vaak afspraken plannen mogelijk maken om meerdere agenda’s naast elkaar te openen. Dat soort dingen.”

Rik Dekker: “Ik heb me in het reserveren van ruimtes verdiept, dus een kamer reserveren bij een overleg. Dat kan voor onze situatie nu nog niet goed genoeg in Nextcloud. We zijn van plan om iets te gaan maken om dit op te lossen. Die mogelijkheid biedt open source. En als wij het niet doen, gaat iemand anders het wel doen. Dus dat komt er wel.”

Hoe doe je dat?

Samengevat: mail en agenda-functionaliteit goed integreren in Nextcloud tot een samenwerkingsomgeving die gebruikers gewend zijn, vergt inspanning. Wat kun je als instelling doen?

Rik van Sommeren: “Nextcloud als volwaardig office-alternatief inclusief mail en agenda, vraagt om keuzes op directie- of bestuursniveau. Op veel terreinen gebruiken we Microsoft mogelijk nog de komende jaren, maar we willen ook minder afhankelijk van ze worden. Dus waar begin je? En: in welke mate moet het alternatief meteen hetzelfde zijn als wat de organisatie op dit moment gebruikt? Zijn we bereid tijdelijk functionaliteit in te leveren voor meer zeggenschap over onze data?”

Rik Dekker: “Maak een plan. En het helpt enorm als een organisatie een richtinggevende uitspraak doet. Zoals de Rijksuniversiteit Groningen zegt dat het soeverein wil zijn in 2030. Dan heb je iets om naartoe te werken en kun je een roadmap maken waaraan allerlei activiteiten zijn verbonden. Het moet niet alleen van bottom up afhangen.”

Rik van Sommeren: “En als je wilt overstappen naar een alternatief, kun je dat per organisatieonderdeel doen. Het hoeft niet de hele organisatie ineens te zijn, je kunt een poosje op twee systemen leunen. Alleen voor afdelingen die veel contact hebben met andere afdelingen, zoals ondersteunende teams, is dat lastiger.”

Rik Dekker: “Naar mijn smaak gaan we alleen niet snel genoeg. Als je kijkt naar ontwikkelingen in de wereld, moeten we echt vaart gaan maken.”

Rik van Sommeren: “Helemaal mee eens, maar wel met richtinggevende keuzes vanuit het bestuur en voldoende resources voor de interne IT.”