Kun je via online events dezelfde doelstellingen halen als met live events?

Doelstellingen
De doelstelling(en) van je event bepalen onder andere in welke vorm je het programma presenteert. Als we kijken naar de verschillende typen doelstellingen die er zijn, dan kunnen we er grofweg 5 onderscheiden:

1. Ontmoeten en Netwerken: Het ontmoeten van bekenden en opdoen van nieuwe contacten.
2. Informeren en Etaleren: Aan de deelnemers laten zien wat je als organisatie doet, kan en weet. 
3. Binden en Faciliteren: Een relatie opbouwen met je deelnemers, ze aan je organisatie verbinden.
4. Entertainen en Inspireren: Laten zien wat jullie gezamenlijk bindt, wat jullie gezamenlijk kunnen bereiken, een leuke tijd hebben samen.
5. Activeren en Motiveren: Je deelnemers in beweging zetten, tot actie over laten gaan. bijv. gedragsverandering, lid worden, iets kopen, etc.

Als je de doelstellingen duidelijk hebt, dan kan je kun je gaan nadenken op welke manier je deze doelstellingen kunt bereiken. Je gaat dan het format verzinnen. Het format is de vorm waarin je het event neerzet. Is het een congres, een open dag, een festival, een trainingsdag, maar ook: is het een fysieke bijeenkomst, is het online, of is het hybride?

Format vs. doelstellingen
Het is zo dat er (nog?) geen online alternatief is voor de fysieke ontmoeting, waarbij je elkaar de hand schudt, iemand rechtstreeks aankijkt. Fysiek contact kunnen we dus inderdaad niet bereiken online. Maar dat betekent niet dat je dus je doelstellingen niet kunt bereiken.

De doelstellingen die doorgaans beschouwd worden als niet/minder te bereiken via online events zijn: netwerken, binden en motiveren. En dat komt omdat deze doelstellingen draaien om de sociale relatie tussen de deelnemers onderling of tussen de organisatie en de deelnemers.

De sterkte van een relatie wordt bepaald door een combinatie van de hoeveelheid tijd die in de relatie geïnvesteerd wordt, de emotionele band die ontstaat en de mate van bereidwilligheid om elkaar van dienst te zijn. En hoewel veel van ons ‘online’ wel gebruiken als middel om bestaande relaties te onderhouden (whatsapp, facebook), en soms ook gebruiken om nieuwe contacten op te doen (linkedin, instagram, tindr), veronderstellen we eigenlijk toch vaak dat online geen middel is om een relatie van belang op te bouwen met een onbekende.

Reclame en Online Games als inspiratie
Als je reclamemakers of game-ontwikkelaars spreekt, dan zullen zij anders beweren. In die branches draait het namelijk om mensen (op afstand) te activeren, te binden of online te ontmoeten. Denk bijvoorbeeld aan de online multiplayer games ‘fortnight’ of ‘world of warcraft’.  Deze zijn razend populair en dat is mede omdat de deelnemers het samen met anderen kunnen spelen. Maar veel belangrijker nog: omdat ze samen dingen beleven. Dat er ook allerlei nadelen kunnen kleven aan online gaming is duidelijk en dat de doelstellingen van game-ontwikkelaars doorgaans niet hetzelfde zijn als van onderwijs- en onderzoeksinstellingen is ook bekend. Wat interessant is, is dat uit online gamen blijkt dat het wel degelijk mogelijk is om online een gevoel te creëren dat je ergens bij hoort, dat je iets samen doet terwijl je toch echt alleen in de kamer bent. Uit onderzoek is gebleken dat gamers sociale relaties kunnen opbouwen online, gebaseerd op wederzijds vertrouwen, emotionele binding en de bereidheid om in elkaar te investeren. Zie hiervoor ook de Masterthesis Sociologie van Arjan Houwers uit 2018: https://www.kennisbanksportenbewegen.nl/?file=9122&m=1537950718&action=file.download

Ook grote commerciële merken zijn (via reclamebureau’s) met niks anders bezig dan de consument op afstand binden aan hun merk. En de merken die hier echt bovenuit springen zijn bijvoorbeeld Nike, Apple en Coolbue. Wat zij vooral níet doen, is aanprijzen hoe goed hun product of dienst is. Nike heeft het niet over de rekbaarheid van de sportbroeken en de lengte van de noppen van de voetbalschoenen. Coolblue prijst niet de producten aan die ze verkopen, zoals de mediamarkt, maar ze zetten alles in op de ervaring van de koper. Deze merken hebben een boodschap, een missie (‘just do it” en “alles voor een glimlach”) en via storytelling creëren ze een community. Ze proberen hun consumenten te binden door een emotionele band op te bouwen, door aan te sluiten bij de belevingswereld van de consument. Hoe je storytelling kunt inzetten om je boodschap over te brengen lees je ook hier: https://www.frankwatching.com/archive/2018/08/23/5-mogelijkheden-voor-effectieve-storytelling/

Relatie bouwen online
De commerciële business achter de reclame en game industrie is natuurlijk niet te vergelijken met de doelstellingen of de budgetten in de onderwijs- en onderzoekssector. Maar toch kunnen een aantal dingen afkijken.

Tip 1: Tijd investeren
Een van de grootste verschillen tussen een live en online event is de tijd die jouw deelnemer aanwezig is op het event zelf. Online is dit hooguit een aantal uur, fysiek kan dat wel oplopen tot meerdere dagen achter elkaar. Zorg er dus voor dat je online tijd investeert in je relatie met de deelnemers.

• Besteed meer aandacht aan het voortraject en begin daar op tijd mee. Neem je deelnemer mee in wat hij/zij gaat doen, kan leren, onderdeel van uit gaan maken. Maak een goed communicatieplan waarbij je regelmatig iets van je laat horen, en maak ook dit traject al zo interactief mogelijk. Bouw al aan je community vóór je event plaatsvindt.
• Laat je deelnemers niet los na je online event. Zorg voor een goede follow-up: samenvattingen, materialen, feedback. Je wilt de opgebouwde relatie met deze mensen immers behouden, dus moet je deze ook onderhouden. Idealiter heb je bij terugkerende events, of deze nu online, offline of hybride plaatsvinden, een jaarronde communicatie.

Tip 2: Emotionele connectie maken
Zorg dat je deelnemer snapt  en voelt waarom hij/zij onderdeel uitmaakt van jouw community, wat jullie bindt. Deel jullie overeenkomsten, gezamenlijke doelen, achtergrond. En maak koppelingen met eventuele verschillen die er wel zijn.

• Draag je boodschap of missie uit op een niveau dat aanspreekt bij jouw deelnemers. Heb het niet alleen over de inhoud van je programma (er is een online DJ, een praatje over X van mevrouw Y, of een netwerkcarrousel), maar laat weten wat je daarmee wilt bereiken (feest, kennisuitwisseling, verbinding). Communiceer ‘what’s in it for you’.
• Beeld speelt een belangrijke rol bij het maken van een emotionele connectie. Gebruik dus foto’s, video’s, animaties om je boodschap te versterken. Een foto van die ene spreker is leuk, een persoonlijke video waarbij de spreker jou uitnodigt is nog leuker. En bedenk daarbij dat de vormgeving van je online platform en alle communicatie daaromheen ook meeweegt in de ervaring die mensen opdoen. Zelfs simpele eventsites zoals Momice, Eventbright, Activo etc, kunnen zonder al te veel moeite volledig in huisstijl vormgegeven worden.
• Maak het persoonlijk. Het klinkt misschien niet zakelijk of professioneel, maar bekijk toch in welke mate je dingen kunt personaliseren. Dat kan al zo simpel zijn als mailtjes ondertekenen met een naam, in plaats van “team x” of “afdeling y”, zeker wanneer het gaat om vragen en problemen. Een bio van een spreker kan de feitelijke informatie bevatten, maar ook een regeltje persoonlijke info. Deelnemers kunnen een zakelijke portretfoto van zichzelf delen, of een foto van hun favoriete dier.  Zorg dat mensen zich op verschillende niveaus verbonden voelen.
• Benoem emoties als ze er zijn. Ook dit klinkt misschien niet professioneel, maar het zorgt wel voor verbinding.  “Vinden jullie het ook zo jammer dat we niet samen kunnen komen”, “spannend hè, zo’n eerste dag”, “wat zijn we blij dat we dit hebben kunnen regelen”. Het geeft aan dat je als organisator weet wat er speelt bij de deelnemer.

Tip 3: Maak het makkelijk
Hoe sterker een relatie is, hoe sneller je meer moeite voor elkaar wilt doen. Dus zeker wanneer het gaat om het opbouwen van een relatie, is gebruiksgemak essentieel. Hoe makkelijker alles in gebruik is, hoe sneller je iets kunt vinden en weet wat je moet doen, hoe sneller je meedoet en bereid bent om je tijd ergens in te steken.

• Maak een centrale ‘uitvalsbasis’, meestal is dit de eventpagina. Hier vind je altijd alle informatie over registratie, programma, linkjes, achtergrondinformatie, materialen en contactgegevens. En hier kun je na afloop ook altijd verslag, foto’s, feedbackformulieren etc terugvinden. Zeker als je gebruik maakt van verschillende platformen of tools, is het fijn als alle linkjes, tijden etc. terug te vinden zijn op één plek.
• Aangezien online events nu eenmaal samenhangen met veel techniek, moet je deze zo gebruiksvriendelijk en intuïtief mogelijk maken. Geef knoppen, linkjes, acties zo duidelijk mogelijk aan. Gebruik hiervoor een goede vormgeving, maak handleidingen, FAQs etc. 
• Maak het de deelnemer zo makkelijk mogelijk om contact te maken met jouw organisatie. Geef niet alleen een algemeen e-mailadres op dat naar een onbeheerde e-mailinbox gaat. Zet meerdere communicatiekanalen in, wees bereikbaar, zet mankracht in om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen.

Tip 4: Maak het leuk
Natuurlijk geldt dit ook voor een live event, maar nog meer voor een online event. Denk daarbij wel goed na over het waarom en hoe. Entertainment moet je niet gebruiken om gaten in je programma op te vullen of omdat ‘je het leuk moet maken’. Het is een manier om je bezoeker iets te laten ervaren, om ze emotioneel te betrekken bij je boodschap en organisatie.

• Als je entertainment inzet, laat het dan passen bij je boodschap en een doel dienen. Heb je een wetenschappelijke conferentie, zet dan niet gewoon een strijkje op het podium tijdens de pauze, maar een door Artificial Intelligence geschreven muziekstuk en interview daarna de programmeur waardoor je een link legt tussen entertainment en inhoud. Wil je dat je deelnemers elkaar beter leren kennen, zet dan niet een cabaretier neer die aan het eind een grappig verhaal vertelt, maar nodig een goede (online) moderator uit die aan het begin met de deelnemers een kennismakingsspel speelt.
• Entertainment kan zorgen voor rust en ontspanning in een (overvol) inhoudelijk programma. Daarom wordt er vaak (zowel live als online) gekozen voor muziek, cabaret of een andere vorm van ‘passieve’ entertainment. Zeker bij online events is dit hét moment voor de deelnemer om af te haken. Maak je entertainment indien mogelijk dus interactief. Samen met andere deelnemers, al dan niet in teamverband, een online quiz maken, een game spelen, karaoke of allerlei challenges uitvoeren, is entertaining, ontspannen én het brengt deelnemers met elkaar in contact brengt. En let wederom op de koppeling met je boodschap.

Samenvattend
Het is zeker mogelijk om online dezelfde doelstellingen te behalen als met een offline event. Wanneer deze doelstellingen samenhangen met het opbouwen van sociale relaties, dan kost dat wel meer creativiteit en moeite. Eigenlijk draaien alle bovenstaande tips om een goed doordacht communicatietraject waarbij je steeds je boodschap op een creatieve en aansprekende manier overbrengt. We kunnen de fysieke ontmoeting niet vervangen, maar we kunnen wél verbinding van betekenis creëren.

Wil je meer weten over het organiseren van online events, abonneer je dan op de Community Online Events en zet je notificaties aan. Zo krijg je een seintje bij elk nieuw artikel. Is het ook interessant voor collega’s? Deel dit artikel gerust.

Heb je aanvullingen, opmerkingen of vragen?
Wil je meer weten over dit onderwerp of mis je onderwerpen in de community?
Deel ze met ons. Dat kan onder dit artikel, of neem contact op.