Ervaringen delen over aanbesteden én meer
Toen de SURF Community Aanbesteding Toetssoftware in februari 2024 startte, sloot Amber zich direct aan. “Het is waardevol om van anderen te horen over hun aanpak en welke toetsapplicaties zij gebruiken. We hebben veel gemeen, maar maken ook verschillende keuzes. Bij de UU toetsen we met Chromebooks (van de instelling). Er zijn ook instellingen die toetsen via Bring Your Own Device (studentenlaptops). Dat brengt andere eisen en vragen met zich mee. We wisselen niet alleen kennis uit over aanbestedingen, maar ook over koppelingen en interoperabiliteit met andere software, zoals voorleessoftware, of beveiligde omgeving software om fraude te voorkomen.”
Verschillende expertises en rollen
Bij elke bijeenkomst staat een thema centraal en delen instellingen ‘best practices’. Amber vindt het fijn dat er bij die bijeenkomsten collega’s met verschillende expertises en rollen aanwezig zijn, zoals juristen, inkopers, of functioneel beheerders. “Je krijgt zo ook informatie uit een andere invalshoek dan je eigen expertise.”
Aanbesteding en open standaarden
Tot nu toe vonden er twee bijeenkomsten plaats. De derde bijeenkomst vindt plaats op 28 november en gaat over: open standaarden en hoe je bij een aanbesteding ruimte creëert voor innovatie. Er nemen nu zo’n 20 instellingen deel aan de community. Instellingen die ook mee willen gaan doen zijn van harte welkom om zich aan te sluiten. Amber: “Het is een tijdelijke community. We gaan in totaal zo’n zes keer bijeenkomen.” Er is ook een Teams-omgeving waarin je als lid van de aanbestedingscommunity informatie en ervaringen kunt uitwisselen.
Meld je aan voor de bijeenkomst op 28 november, 9.30-13.0 uur
Do’s and dont’s voor een programma van eisen
De tweede bijeenkomst, in juni 2024, ging over de “Do’s and dont’s bij het opstellen van een programma van eisen voor toetssoftware”, vertelt Amber. “De HAN liet toen zien hoe zij hun aanbestedingsproces hadden opgezet. Daarvan heb ik geleerd dat ook al zijn er veel regels bij zo’n aanbesteding er toch ruimte is voor flexibiliteit.”
Betrek leveranciers vroeg in het proces
Voor Amber was een belangrijk inzicht van de tweede bijeenkomst dat je leveranciers vroeger in het proces kunt betrekken, in plaats van pas helemaal aan het eind. De HAN nodigde na de marktconsultatie de leveranciers uit voor een ‘best practice study’ ofwel een kennismaking en presentatie. “Dat zorgde voor een beter begrip over en weer. De leveranciers krijgen de kans te laten zien hoe hun applicatie werkt; de instelling kan meer inzicht geven in het aanbestedingsproces en in wat ze zoeken en nodig hebben.”
Ruimte creëren voor innovatie bij aanbestedingen
Een tweede belangrijk inzicht was dat het belangrijk is om de aanbesteding “open genoeg” te houden. “Je moet de eisen niet zo specifiek maken dat je uiteindelijk maar een inschrijving krijgt.” Dit geldt ook als je ruimte wilt bieden aan innovatie, licht ze toe. “Als je niet oppast reageren vaak alleen de al gevestigde leveranciers die omdat ze al langer meedraaien over de benodigde referenties beschikken. Dan is het lastig voor jonge, innovatieve bedrijven om ertussen te komen. Ook is het relevant om met de leverancier in gesprek te gaan over de roadmap en hoe je daar als instellingen invloed op kan uitoefenen als er nieuwe wensen uit het onderwijs naar voren komen. Daarover, gaan we het op 28 november hebben.”
Gewenste functionaliteiten
Volgens Amber is het belangrijkste bij het voorbereiden van een aanbesteding en het opstellen van een Programma van Eisen om inzicht te krijgen in de gewenste functionaliteiten en de gebruikerswensen. “Het nieuwe systeem moet didactisch van toegevoegde waarde zijn én toekomstvast. We moeten rekening houden met veranderingen die nu gaande zijn op het gebied van toetsen, zoals de impact van AI op toetsen. En bij de UU zien we een verschuiving van summatief naar meer formatief en programmatisch toetsen. We starten binnenkort de uitvraag bij de faculteiten en we willen in gesprek met zowel docenten als studenten.”
Eenduidig geformuleerde eisen
In de community werken instellingen niet samen aan dezelfde aanbesteding, maar leren van elkaar, zegt Amber. “Het was nuttig om de Programma’s van Eisen van de Universiteit Leiden (UL) te zien. De UL vertelde hoe je ervoor zorgt dat alle eisen helder en eenduidig geformuleerd zijn en hoe je het voor alle betrokkenen werkbaar houdt.”
Andere belangrijke aspecten bij het opstellen van het Programma van Eisen zijn volgens Amber:
privacy, security en interoperabiliteit. “Leveranciers moeten sowieso voldoen aan de AVG-eisen voor privacy. Daarnaast hebben wij soms nog aanvullende wensen. Je moet elke keer bepalen of zo’n eis wel of niet een dealbreaker is.”
Interoperabiliteit
De bijeenkomst op 28 november staat in het teken van interoperabiliteit. “We denken samen na over wat die open standaard moet zijn. Het is belangrijk dat de toetssoftware kan ‘praten’ met andere toetsapplicaties zoals de voorlees- en toetsplanningsoftware.”
Sluit je aan bij de Community
Amber raadt collega’s die bezig zijn met het aanbesteden van toetssoftware zeker aan om zich bij de community aan te sluiten. “We leren veel van elkaar vanuit verschillende rollen en op belangrijke thema’s.”
- Meld je aan voor de bijeenkomst van 28 november 2024
- Lees het verslag van de juni-bijeenkomst over Programma’s van Eisen
Teams-omgeving om kennis te delen rond aanbestedingen
Je kunt ook lid worden van een besloten Teams-omgeving om kennis te delen over aanbesteding.
Wil je meer weten of je aanmelden om mee te doen met de community? Stuur dan een bericht naar digitaaltoetsen@surf.nl
0 Praat mee