Office365 en de digitale leeromgeving

De ontwikkeling van Office365 binnen het ICT landschap van MBO en HBO

Als je de ICT monitor van Kennisnet van 2013/2014/2015 vergelijkt met de ICT monitor van 2017, dan zie je dat in de eerste monitor Sharepoint substantieel  gebruikt werd voor “collaboratie”, terwijl de bekende LMS pakketten als ELO werden ingezet.

https://www.kennisnet.nl/fileadmin/kennisnet/publicatie/ICT-monitor_mbo…

In 2017 lijkt dat veranderd. Naast een nog verdere toename in het gebruik van Office365/Sharepoint voor collaboratie neemt Office365 ook een tweede plaats in als ELO.

https://www.sambo-ict.nl/wp-content/uploads/2018/02/Kennisnet-Ict-monit…

In het HO heeft SURFnet in 2016 en 2018 een inventarisatie uitgevoerd naar de stand van zaken rond de digitale leeromgeving. SURFnet ziet de digitale leeromgeving niet als een applicatie maar als een complex samenstel dat SURF onderverdeeld in twaalf afzonderlijke componenten. Omdat verschillende applicaties meerdere componenten kunnen afdekken, komen applicaties in de infographics op verschillende plekken voor.

Infographic 2016

https://www.surf.nl/binaries/content/assets/surf/nl/kennisbank/2016/inf…

In 2016 wordt Sharepoint of Office365 genoemd bij de componenten:

• Organiseren van leren
• Lesmateriaal ontwikkelen, Beheren  en delen,
• Communiceren
• Learning analytics

Infographic 2018

(https://www.surf.nl/binaries/content/assets/surf/nl/kennisbank/2018/inf…)

In 2018 wordt het gebruik van Sharepoint/Office365 genoemd bij de componenten:  

• Organiseren van leren
• Leermaterialen ontwikkelen en beheren
• beheren en gebruiken van student informatie
• Stage en afstuderen
• Onderwijsprocesbegeleiding,  
• Samenwerken,
• Video
• Inleveren en beoordelen van opdrachten (in versie 2016 nog “toetsen” genoemd)

Hoewel in de SURF survey percentages ontbreken, zien we zowel in het MBO als het HBO/HO een toename in gebruik en toepassing van Office365 en het lijkt er op dat Office365 ook steeds meer eigenschappen ontwikkelt, die kunnen worden gebruikt binnen de digitale leeromgeving.

Positionering Office365 ten opzichte van het LMS

Interessant wordt daarom de vraag hoe de verschillende instellingen voor MBO en HBO Office365 positioneren ten opzichte van het LMS. In het hoger onderwijs is net een aanbestedingsgolf van LMS-sen achter de rug. In het MBO lijkt er een beweging gaande om het LMS geheel of deels te vervangen door Office365.

We kunnen drie scenario’s onderscheiden voor de positionering van Office 365 ten opzichte van het LMS:

1. LMS met Office365 als samenwerkomgeving en bestandsopslag

De meeste instellingen voor Hoger Onderwijs hebben onlangs een nieuw LMS aanbesteed. Daarnaast beschikken veel instellingen ook over Office365, vaak start het gebruik van Ofice365 met de mailomgeving en de bekende Office Suite. Maar met de introductie van Office365 beschikt iedere student en medewerker over een grote maar ook functionele opslagcapaciteit middels de persoonlijke Onedrive. Functioneel?  Denk hierbij aan het  delen van documenten en samenwerken in documenten. Vaak worden verdere functies van Office365 geleidelijk of in een keer “aangezet” en vooral voor “collaboratie” in gebruik genomen via Office Groups of Teams.  

Het LMS wordt dan dus gepositioneerd als centrum van de digitale leeromgeving en Office365 is complementair als samenwerkomgeving, dataopslag en leverancier van generieke applicaties.  

Echter we zien ook dat de bekende LMS-sen werken aan een betere integratie van Office365 in het LMS. In eerste instantie wordt dus vaak de OneDrive capaciteit via het LMS ontsloten en wordt daarmee ook een betere integratie met generieke Office applicaties geboden. Verdere integratie met andere functies, zoals Stream ligt daarbij ook voor de hand.

Het is logisch dat een LMS producent niet dezelfde functies gaat ontwikkelen die al breed beschikbaar zijn binnen de instellingen en dus liever de functionaliteit van Office365 incorporeert. De scheiding tussen collaboratie functies en educatieve functies lijkt daarbij ook logisch. Echter als Office365 zich steeds meer specifieke onderwijs functies gaat herbergen en is de vraag wat de toegevoegde waarde van de LMS-sen blijft. Spannend daarbij is dus ook hoe “het LMS”  zich door ontwikkelt en toch in staat blijft specifieke educatieve functies en dus duidelijke meerwaarde te bieden..

2. Office365 als vervanging van het LMS

In het MBO hebben een aantal instellingen de stap genomen om het LMS vervangen door Office365. We zien dat vooral Teams daarin een belangrijk rol gaat spelen. Microsoft bundelt steeds meer Office365 functionaliteit samen in de Teams interface. Teams lijkt daarmee te gaan fungeren als een paraplu, die door een eenduidiger interface wat meer structuur brengt in het woud aan applicaties zoals veel gebruikers Office365 nog vaak ervaren. Interessant hierbij is dat Microsoft, Office365 steeds duidelijk ook als “onderwijsomgeving” positioneert. Denk daarbij aan de mogelijk te koppeling met studentvolgsystemen als Eduarte en Magister.

De start van onderwijskundig gebruik was in eerste instantie “OneNote Classroom”. Eerst een los onderdeel binnen OneNote, nu geïntegreerd in Teams. Inmiddels biedt Teams diverse andere onderwijs functies. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om “assignments” aan te maken en te distribueren naar studenten, daarbij is sinds kort ook plagiaatcontrole te integreren via “turn-it-in”. En met het toenemend gebruik van video in het onderwijs is Stream (een soort interne Youtube) interessant omdat je video expliciet en specifiek met een team (afgeschermd binnen een klas of werkgroep) kan delen. Ook Skype maakt sinds kort onderdeel uit van Teams.

Dat alles maakt deze omgeving in onderwijskundig opzicht zeker interessant en ook verfrissend. Verfrissend omdat het een geïntegreerd platform is, waarbij de eindgebruiker diverse mogelijkheden krijgt om zelf de functionaliteiten meer naar zijn hand te zetten door functies als Flow en Power-apps. Anderzijds vraagt dat wel weer de nodige vaardigheid van die eindgebruiker.

3. Office365 in combinatie met  losse educatieve componenten als hybride omgeving.

Het derde  scenario is eigenlijk omgekeerd aan scenario 1. In dit scenario wordt de Office365 ingezet om een groot deel van de LMS functionaliteit af te dekken: het organiseren van onderwijs in groepen, distribueren maar ook presenteren van lesmateriaal, het faciliteren van discussies, het integreren van video. Belangrijk hierbij natuurlijk ook het leveren van generieke applicaties en functionaliteit voor samenwerken.

Vervolgens  wordt specifieke “elo” functionaliteiten in de omgeving geïntegreerd.  Het gaat daarbij dus om specifieke onderwijs functionaliteit die (nog) niet in Office365 wordt geboden, denk aan stagematching en begeleiding, adaptieve leerpaden, digitaal toetsen, inleveren en beoordelen en portfolio functionaliteit,  of specifieke  door uitgevers aangeboden met content gevulde leeromgevingen.

Dit scenario is interessant voor instellingen die “de elo”  als onderdeel in een groter geheel zien, meer als leer en werkomgeving. Zeker als ook de “corporate” portalfunctionaliteit via Office365 gerealiseerd wordt. En ook als het samenwerken aan lesmateriaal door docenten als integraal onderdeel van de leeromgeving wordt gezien samen met archivering. Verder biedt dit scenario de ruimte om open te staan voor specifieke educatieve of beroepsgerichte applicaties, die bijvoorbeeld ontwikkeld door start-ups.

Toekomst

Het is natuurlijk koffiedik kijken hoe deze ontwikkelingen verder zullen uitwerken. Voor Microsoft lijkt het Office365 platform een belangrijk onderdeel van hun productaanbod te blijven, waarbij de focus op onderwijs vrij nieuw is, maar wel interessante mogelijkheden biedt.

Met alle functies die het platform biedt, zal het gebruik in de komende jaren in onderwijsland waarschijnlijk blijven toenemen.

De huidige dynamiek binnen het platform; de voortdurende doorontwikkeling, het spontaan  verschijnen van nieuwe functies en het verplaatsen of zelfs uitfaseren van andere,  maakt de adoptie voor veel mensen nog lastig, maar mogelijk wordt dat de komende tijd wel iets rustiger.  Anderen ervaren juist die continue vernieuwing en daarmee  steeds toenemende functionaliteit als positief.

Voor welk scenario binnen een instelling gekozen wordt of spontaan ontstaat hangt van diverse factoren  af, maar het is wel belangrijk een visie op de leeromgeving te formuleren waarin Office is meegenomen. Waarschijnlijk lijkt ons ook dat de drie scenario’s in de nabije toekomst sterk in elkaar zullen gaan overlopen.  Maar wat zeker is, is dat alle instellingen die Office365 implementeren vragen hebben over de inrichting, adoptie en support. De adoptie van Office365 is niet eenvoudig en vereist een doordachte aanpak.  Er ontstaat daardoor behoefte tot kennisdeling en uitwisseling  ervaringen tussen instellingen die Office365 in de praktijk inzetten binnen hun applicatielandschap.

In 2018 namen Sambo-ICT, SURFmarket en enkele instellingen voor HBO en MBO het initiatief tot de organisatie van kennisdelingsbijeenkomsten voor HBO en MO. De belangstelling voor de eerste twee bijeenkomsten overtrof ruimschoots de verwachtingen van de organisatoren. De evaluaties van deze bijeenkomsten waren zeer positief.

Op 24 mei 2019 staat weer een bijeenkomst gepland bij de Hanze Hogeschool in Groningen in samenwerking met het Noorderpoortcollege.

Het voordeel van deze samenwerking tussen MBO en HBO is dat de insteek gericht is op het beroepsonderwijs en het programma door de instellingen vanuit de onderwijspraktijk ingevuld wordt.

Shelby de Nijs & Nico Juist

Geïnteresseerd? Schrijf je hier in.