Inspiratie en tips voor Online Events Formats

Format online event

Zoals gepresenteerd tijdens het Webinar Online Evenementen Organiseren van 2 juli, is de techniek bij een online event essentieel en moet dat dus wel goed en professioneel geregeld zijn. Echter, het blijft wel een middel om je programma bij de deelnemer te brengen. Laat het dus niet draaien om de techniek, maar om de boodschap en de verbinding met je deelnemers.
Daarnaast bespraken we daar ook dat je het format van een online event niet één-op-één kunt vertalen vanuit een live format. Je zult een korter, interactiever en afwisselender programma moeten bieden als je online gaat.
Een online event is:

1. Kort en krachtig
2. Interactief
3. Afwisselend
4. Technisch goed georganiseerd

Eerste indruk

Net als bij live evenementen wil je een goede eerste indruk maken. Zeker online moet je meteen in de eerste minuten van je event een sfeer neerzetten, duidelijk maken wat het doel is, wat er verwacht wordt van de deelnemers en eventueel welke regels er gelden tijdens het event. Dat betekent dat je meteen moet beginnen met verbinding maken met de deelnemer. Sla eindeloze introducties, welkomstwoorden en speeches over (of stel ze tenminste uit) en begin met een interactieve start.

Dit kan van alles zijn, een snelle poll of wordcloud, een activatie-oefening, een spel. Laat de deelnemers starten met een opwarmdansje voor de camera, geeft ze 30 seconden om uit de huiskamer een rood object te vinden om voor de camera te houden, laat ze de deelnemerslijst bekijken en aangeven hoeveel mensen ze al kennen. Het doel is je online deelnemers meteen te erkennen, ze te laten weten dat je verwacht dat ze actief meedoen en ze te binden aan je event, zodat ze niet na 10 minuten weer uitloggen: “We weten dat jullie er zijn en we willen dit mét jullie doen”. De keuze voor een activiteit is afhankelijk van je doelstelling: gaat het om onderlinge kennismaking (studenten introdag, nieuwe medewerkers), kennisuitwisseling (conferentie, training) of informatieoverdracht (webinar, voorlichting, productdemontratie).

Inspiratie:

• Maak bij inloggen random groepjes van ongeveer 4 personen (dit kan in de meeste tools zoals Teams of Zoom). De gasten belanden dan virtueel aan de statafel met koffie tijdens de inloop van het evenement. Zo promoot je het online netwerken op een makkelijke en laagdrempelige manier. Kondig dit wel netjes van tevoren aan.
• Laat je deelnemers iets delen over zichzelf via een interactie tool als Mentimeter, Slido of Pigeonhole. Dit is ook meteen een handige manier om je publiek bij de start even te laten oefenen met deze tools. Welkomstvragen kunnen zijn: tag je geboorteplaats op een kaart, zodat je kunt zien hoe (inter)nationaal je publiek is of beschrijf je werkweek of mood in één woord.
• Zet een icebreaker in en laat je deelnemers fysiek iets doen: een body rap, een HAKA.

Betrokkenheid

Wissel momenten van zenden af met momenten van interactie om je deelnemer betrokken te houden. Dit kan al beginnen voorafgaande aan het evenement. Geef je deelnemers de mogelijkheid alvast een vlog te bekijken, een blog te lezen, of een eigen vlog in te sturen. Nodig ze uit om de eventwebsite alvast te bekijken, een kijkje te nemen in de ‘club’ waar al gechat kan worden met deelnemers, of waar al techniek getest kan worden. Afhankelijk van de doelstelling kan je deelnemers uitnodigen een opdracht voor te bereiden.
Probeer net als met een live evenement uit te gaan van de behoefte van de bezoeker. Dus bied ook online keuzemomenten in je programmering. Laat bezoekers hun eigen programma samenstellen afhankelijk van hun eigen interesses en creëer parallelsessies. Wees niet bang dat bezoekers niet real time aan alle onderdelen deel kunnen nemen, de uitzending opnemen en publiceren geeft online de mogelijkheid aan de bezoeker om te kijken op een zelfgekozen moment.

Maak het aantrekkelijk
De spanningsboog en het concentratievermogen achter een scherm is kort. Een online uitzending of meeting wordt vaak als intens en vermoeiend ervaren, zelfs als deze kort blijft. Dus zorg voor momenten om te ontspannen, plan korte pauzes om even een kopje koffie te halen of de benen te strekken. Maar ook momenten voor fun en enterainment. Gewoon leuk of aansluitend op het thema of de doelstelling van het evenement.

Inspiratie:

• Maak een spotifylist en vraag deelnemers verzoeknummers in de chat te sturen. Met een thema passend bij het event of typerend voor het land van de deelnemer. Deze muziek draai je dan tijdens de pauzes, en deel je met alle deelnemers zodat zij deze lijst ook na het event nog kunnen afspelen.
• Zet energizers in om de deelnemers even wakker te schudden zoals: eyeball yoga, hoofd-schouders-knieen-teen of the flail: https://youtu.be/BBTQvMXFb7s.
• Nodig een dj uit voor in de pauze of de online borrelchat. Misschien is er een collega muzikant of dj in zijn vrije tijd, laat hem  een set spelen/draaien.
• Huur een cabaretier in voor tussentijdse samenvattingen en de wrap up. Of huur een live cartoonist in die elke keynote, demonstratie of discussie samenvat in 1 cartoon. Na afloop geven alle cartoons bijelkaar een leuke samenvatting van het event.
• Je kunt ook met (een aantal) deelnemers even een spelletje spelen, denk aan hints of pictionairy (de host probeert een aan het thema gerelateerd woord te tekenen, en de deelnemers moeten raden), boggle (wie de meeste woorden uit de letters kan vormen heeft gewonnen), doet ‘ie het of doet ‘ie het niet (fragementen van studenten, docenten, deelnemers die voor een grappig dilemma staan) etc.

Zorg voor sociale interactie

 Er zijn al vele netwerktools ontwikkeld, ook voor online netwerken. En hoewel ‘toevallige ontmoetingen in het gangpad’ iets minder makkelijk voorkomen kunnen ook deze wel gearrangeerd worden. Met de Networkapp kunnen je gasten voor aanvang van een presentatie of webinar op het virtuele Netwerkplein geplaatst worden. Zo kunnen ze alvast kennis maken. Of creëer een huiselijke setting in de Virtuele Huiskamer voor rondetafel gesprekken, intervisie, voorbereiding, napraten of inspraakrondes. In dit groepsgesprek neemt iedereen eenvoudig plaats aan tafel. Hieronder een aantal voorbeelden van tools van dit moment, maar de ontwikkeling in tools en apps gaat zo snel dat er wekelijks nieuwe formats bij komen.

Voorbeelden netwerktools:

• In Zoom, Teams en WebEx kunnen groepen gemaakt worden.  Dit zijn gratis features binnen deze tools. Verzin zelf kennismakingsopdrachten. Als je googled op kennismakingsspel dan zijn er legio voorbeelden te vinden voor offline en online gebruik.  
• Er zijn speciale apps zoals Network Tables een hele fijne tool voor het faciliteren van ronde tafel gesprekken en 1:1 matchmaking, Event Insight om te speeddaten, connecten en matchmaken, en de Networkapp een app waar je meerdere evenementen in kan huisvesten met een netwerkplein of virtuele huiskamers. Dit zijn betaalde apps.
• Speel een spel. Catalyst is een Nederlands bedrijf dat professionele teambuilding games zoals Race around the world, Peak Performance en Infinity Loop organiseert. Dat kan ook nog specifiek worden aangepast naar jouw wensen. Dit is een betaalde dienst. Het spel Ranking the Stars kan met een beetje creativiteit zelf georganiseerd worden. Zorg voor een leuke ervaren online presentator en laat je deelnemers vlogjes van zichzelf insturen. Of maak vlogjes van docenten en laat de docenten Ranken. Zie het voorbeeld van InHolland.

Bezoekersbeleving
Als de programmering goed in elkaar steekt met voldoende interactie, afwisseling en inhoud dan is de laatste voorwaarde de techniek. Verzamel bekwame technici om je heen die zorgen dat het achter de schermen geolied loopt.
Wat de bezoeker ziet is de evenementwebsite. Er zijn een aantal platformen die standaardoplossingen bieden voor een redelijke prijs. Door een intuïtieve navigatie volgt de bezoeker zijn eigen flow door het programma. Hierbij is het fijn wanneer je als bezoeker binnen het event niet de weg kwijt raakt in alle linkjes, tools en functies. Het is fijn om één digitale locatie te hebben waar je steeds terugkomt nadat je ergens een sessie, sprekers of één-op-één chat hebt gehad. Hieronder een aantal voorbeelden van goede eventplatforms, maar ook hier geldt dat de ontwikkelingen zich in rap temp opvolgen en dat de mogelijkheden steeds groter en uitgebreider worden. Deze lijst is ter inspiratie en zeker geen volledig overzicht van de aanbieders en opties.

Inspiratie:

• Let’s get digital , een platform (eventwebsite) met een hele mooie indeling qua online beleving, makkelijk te gebruiken, maar prijzig.
• Blackboard Collaborate Ultra wordt bij de Open Universiteit gebruikt voor virtuele klassessies en webinars, maximaal 500 deelnemers, gebruikersvriendelijk, betrouwbaar; maximaal 20 parallelle breakout rooms mogelijk. https://www.blackboard.com/teaching-learning/collaboration-web-conferencing/blackboard-collaborate
• SambaLive https://www.digitalsamba.com/
• Invitado  https://www.invitado.nl/
• Hopin https://hopin.to/
• Momice https://Momice.com
• Yellenge https://yellenge.nl

We zijn heel benieuwd naar jullie bevindingen met format, tools en platformen. Deel jouw ideeën en ervaringen op https://docs.google.com/document/d/11ybJ_n3x7DYVprVsdXoLKpqUKYz_JFx-UCk8mvdjjG4/edit. We verwerken de informatie in een nieuw artikel. Op deze manier kunnen we ervaringen en kennis makkelijk delen.