Beter online ontmoeten

Op de een of andere manier worden al mijn vergadering omgezet naar online vergaderingen. Afgelopen week was elke online meeting voor mij een bevestiging dat er mogelijkheden zijn om deze meetings nog beter te laten verlopen. Een aantal tips voor een online meeting deel graag met iedereen.

  • Instructies
    Stuur alle deelnemers voor aanvang van de vergadering duidelijke instructies met een link naar het systeem dat je gaat inzetten.
  • Voorbereiding
    Voorzie de uitnodiging van de bijeenkomst van een overzicht van deelnemers en een agenda met de beoogde doelen per agendapunt.
  • Begin op tijd
    Zorg dat je 10 minuten voor aanvang van de vergadering zelf online bent. Je kunt zo deelnemers helpen bij technische problemen. Vraag deelnemers 5 minuten eerder in te loggen zodat je op tijd kunt beginnen met de inhoud van de meeting. Eventueel kun je in de agenda 5 minuten opnemen voor het oplossen van technische problemen.
  • Rust
    Zorg voor zoveel mogelijk rust, zowel in audio als visueel. Ga zitten voor een rustige achtergrond, zet je radio uit, ga in een andere kamer zitten dan huisgenoten en -dieren en mute je microfoon als je niet spreekt. Bij zoom kun je gemakkelijk ‘muten’ met je spatiebalk.
  • Zet tools in
    Gebruikte de chat-functie om informatie te delen of open een GoogleDoc waarin je informatie kunt uitwisselen en zelfs gezamenlijk notulen kunt maken.
  • Structuur
    Geef aan het begin van de meeting iedereen duidelijke instructies. Bijvoorbeeld om standaard de microfoon uit te zetten en om elkaar uit te laten spreken. Een goede voorzitter is net als IRL ook online van groot belang. Vergader je met een grote groep dan zou je iemand anders de verantwoordelijkheid over de techniek en chat kunnen geven zodat jij je kunt concentreren op de inhoud.
  • Gebruik oortjes of een koptelefoon
    Niets is zo vervelend als slecht geluid. Een eenvoudige manier om de geluidskwaliteit te verbeteren is om het geluid niet via de speaker van je laptop te laat lopen. Dat geluid wordt weer opgenomen door je microfoon en zorgt voor ruis en vertraging van het geluid. Wanneer alle deelnemers gebruik maken van oortjes of een koptelefoons is dit probleem verholpen.

Succes in deze barre tijden en veel vergaderplezier van goede kwaliteit, zowel technisch als inhoudelijk.

man met laptop, koptelefoon in stoel
CC-BY: Pexels: LinkedIn Sales Navigator

Author

Comments

Dit artikel heeft 1 reactie

Reactie van Arthur Verkaik

Super bedankt Michel! Dit zijn handige tips.