Terugblik: Grote online evenementen organiseren

Ruim 120 mensen nemen deel aan het webinar. Een leuke eerste kennismaking voor zowel Kim en Michel met de deelnemers als de deelnemers onderling is het overzicht op basis van de inschrijfinformatie voor het webinar. Twee plaatjes geven inzicht in de samenstelling van de community.

Inventarisatie via Mentimeter
Via Mentimeter, een online stemtool, wordt live gepolst hoe de deelnemers erbij zitten en waarin de nieuwe community hen kan ondersteunen. In de eerste poll kan iedereen aangeven hoe ze zich voelen tijdens de uitvoer van regulier werk in 2019, regulier werk in 2020 en tijdens het organiseren van een online evenement voor een grote groep. De deelnemers antwoorden op twee schalen: van gestrest tot ontspannen (horizontaal) en van alles onder controle tot de controle kwijt (verticaal).

De plot laat zien dat de scores voor het reguliere werk (gelukkig) grotendeels in het kwadrant rechtsboven liggen: ontspannen en onder controle. Het organiseren van online evenementen brengt voor grote groepen, zoals verwacht, gemiddeld meer stress en minder gevoel van controle met zich mee. De wordcloud die verschijnt bij de vraag waarom men geïnteresseerd is deze bijeenkomst bevat voornamelijk de termen: inspiratie, tips en kennis(deling).  Uit de inventarisatie van de onderwerpen waarover de deelnemers meer willen weten blijkt duidelijk dat er een grote behoefte is aan een overzicht van tools, maar ook rondom programmering, interactie en de vertaling van een live naar een online event zijn er veel vragen. “Deze inventarisatie helpt ons de juiste onderwerpen aan bod te laten komen op de community pagina Online Events. Hierin gaan we jullie ondersteunen,” aldus Kim en Michel.

ANNEMARIE KINGMA – ZELFSTANDIG EVENTMANAGER
Download hier de presentatie van Annemarie

Annemarie Kingma, zelfstanding eventmanager en communicatiespecialist, geeft een eerste introductie over online events. “Een evenement is een communicatiemiddel,” vertelt Annemarie, “het uitgangspunt om een event te organiseren, is je doelstelling, je doelgroep en wat je wilt vertellen aan die doelgroep. Het verschil tussen een online en offline evenement zit ‘m vooral in het format en de techniek.”

Techniek
“Een online evenement is een soort tv-uitzending,” vertelt Annemarie. Aan de ene kant staat een spreker met een camera, je voegt eventueel een PowerPoint of een tool als Mentimeter toe, en aan de andere kant van het scherm zit je deelnemer. Je streamt het geheel via een internetverbinding. Annemarie: “Die internetverbinding is ontzettend belangrijk. Geen verbinding, betekent geen evenement”. Annemaries tip is om bij voorkeur via een vaste, bekabelde internetverbinding te werken, vooral heel veel te testen en ervaren mensen in te huren voor de technische ondersteuning. “En maak goede afspraken met de IT-managers van je organisatie. Vaak moet er bijvoorbeeld een bepaalde poort opengezet worden in de beveiliging. Regel dat van tevoren. Ik ben wel eens naar een externe locatie gegaan omdat het internet bij de instelling niet goed genoeg was.”

Voor het uitzenden van je evenement zijn er veel verschillende platformen. Annemarie noemt onder andere videoplatforms als Microsoft Teams, Webex, Jitsi en Zoom. Annemarie: “Teams is best wel afgesloten, Zoom is gebruiksvriendelijker met veel opties, maar heeft privacyproblemen. Jitsi is een opensource versie van Zoom en kan dus, indien je kunt programmeren, geheel naar eigen wens vormgegeven worden, maar heeft slechtere geluidskwaliteit.” Voor livestream kun je ook YouTube, Vimeo, BlueJeans of Facebook gebruiken.  

Verder kun je het format van je evenement zo geavanceerd maken als je wilt. Je kunt vanuit huis achter een laptop met camera uitzenden, maar kunt ook een studio inrichten, met meerdere camera’s, een scherm ernaast en een switchboard zodat de bezoeker tegelijk de presentatie en de spreker zien. “Je kan ook subsessies inrichten en interactieschermen toevoegen,” vertelt Annemarie, “Wil je het nog een stap verder brengen, dan zet je de presentator voor een greenscreen en voeg je een virtuele achtergrond toe. Nog uitgebreider is het in beeld brengen van je virtuele publiek, compleet met een tribune met avatars. De meest uitgebreide versie is een volledige virtuele wereld, waarin je als bezoeker kunt rondlopen, interactie kunt hebben en dingen kunt doen, vergelijkbaar met een game. Dit is natuurlijk zeer kostbaar.”

Format
Naast de techniek is het format van een online evenement iets om goed over na te denken Annemarie: “Achter de laptop is je spanningsboog korter, mensen klikken achter hun computer snel weg. We weten dat 8 tot 10 minuten aandacht opbrengen al lang is. De kunst is daarom om veel af te wisselen.” Annemarie geeft een aantal tips. De eerste gaat over flow: hou het kort, snel en afwisselend. Gebruik blokjes met interviews, energizers, interactie, filmpjes, etc. Werk daarnaast met een ervaren host of moderator. “Iemand die handig is met tools, handig is met camera-opstellingen, weet waar zij/hij moet kijken, wanneer er interactie nodig is, enzovoort," vertel Annemarie. Tools die je kunt gebruiken om interactie te faciliteren zijn bijvoorbeeld Slido, Mentimeter en Pigeonhole. “Maar je kan ook kiezen voor een eenvoudige Zoom-tool waarin je ook chats, polls en vragen kan aanmaken,” aldus Annemarie.

Daarnaast is een vorm van entertainment erg belangrijk. “Hou het spannend, inspirerend,” luidt het advies van Annemarie, “Maak in je programma ruimte voor muziek, quiz, cabaret (op maat), game of energizer.”  Annemarie laat een filmpje zien als voorbeeld van een energizer, waarbij iedereen meedoet en de leverancier een mooi geheel monteert van alle filmpjes: Body rap: https://vimeo.com/422719601

Verder benadrukt Annemarie dat je je boodschap helder, en liefst creatief moet brengen. Techniek is daarbij slechts faciliterend. De techniek moet geen doel op zich worden.

Extra: denk aan gebruiksgemak en vergeet je sprekers niet
Een extra tip die Annemarie meegeeft is dat je het je bezoekers makkelijk moet maken: “Bouw bijvoorbeeld een registratiewebsite waarop het persoonlijke programma te vinden is, en waar je ook je livestream host. Zo hoeven deelnemers niet heen en weer te klikken. En zorg dat het er netjes uit ziet, herkenbaar in je eigen branding.”

Aangezien het programma valt of staat met de inhoud, en niet alle sprekers gewend zijn aan online presenteren, is een belangrijke tip om sprekers heel goed en duidelijk te briefen wat ze kunnen verwachten, wat ze moeten doen of wat vooral niet. Een online presentatietraining kan daarbij helpen. Zorg dat ze weten hoe ze de tools moeten gebruiken en voeg eventueel een extra moderator toe.

Samenvattend

• Techniek is essentieel, maar blijft een ondersteunende service
• De kracht van een online event zit in de afwisseling en interactie
• Houd je doelstelling in de gaten
• Werk met professionals
• Zo houd je de kosten beheersbaar

Vragen
Tijdens de presentatie van Annemarie stelden deelnemers vragen. Idwer Doosje modereerde deze en pikte er een aantal uit: “In Teams komt het bijvoorbeeld vaak voor dat een filmpje/video schokkerig overkomt. Heb je ideeën over hoe je videomateriaal in een online event kan streamen?” Annemarie: “Het liefst zit je op een vaste internetlijn. En het verschilt per tool. Bij Zoom gaat het vaak beter. Check dus je verbinding en de kwaliteit van je tools voor je begint.”

Idwer: “Ook interessant: de transitie terug naar offline evenementen. Wat is daar mogelijk? Hoe kunnen we die twee combineren?” Annemarie: “Er wordt nu veel online georganiseerd en dat wordt positief ervaren. Er zitten veel voordelen aan online, ook als de noodzaak (zoals nu met Covid-19) wegvalt. Online gaat niet meer weg. Ik ben van plan om voortaan altijd een online element toe te voegen aan events, dus om hybride evenementen te gaan organiseren.”. Kim verduidelijkt even voor iedereen wat er met een hybride event bedoeld wordt: “Dit zijn events met zowel een deel fysiek publiek als een deel online publiek, waarbij de mate waarin je het programma online beschikbaar maakt kan varieren.” Denk hierbij aan een simpele livestream van de belangrijkste sprekers, een parallel online programma, of social media reporters die live kleine vlogjes plaatsen.

De kosten voor online events kunnen erg uiteenlopen. Is er een bepaalde bandbreedte waar we op kunnen rekenen? Annemarie: “Een uitzending via een eigen tool, zoals Teams, is gratis op het abonnement van de instelling na. De tool is er al. Over het algemeen ga je dan wel zelf aan de slag met uitzoeken, opzetten en uitvoeren van je programma, dus je moet er zelf wel veel uren in stoppen. Daar moet je rekening mee houden. Stel je gaat uit van een studio met goede lijnen, een programma met sprekers en subsessies, en een goede online vormgeving, dan moet je toch wel rekenen op zo’n 15.000 euro. Alles wat je meer doet, maakt het duurder. En daar zit geen bovengrens aan.” Kim vult aan dat een virtuele wereld laten bouwen ongeveer een ton kost, daarbij wordt je hele eventlocatie online gebouwd en krijgt iedereen een interactieve avatar. Vooral studenten zullen dat herkennen vanuit het gamen. Kim: “Dit brengt je online wel het dichtste bij het gevoel echt ergens in te zitten. Dat is de meerwaarde.”

JEANNE-MARIE KREMERS  - EVENTMANAGER SURF

We gaan door met Jeanne-Marie Kremers. Zij is mede-organisator van de SURF Onderwijsdagen, die dit jaar online georganiseerd worden. “Normaal komen er gedurende twee dagen zo’n 800 deelnemers naar de Onderwijsdagen,” vertelt Jeanne-Marie, “Dit jaar kunnen we dit niet live organiseren, dus gaan we online. Daarbij zitten we met wat uitdagingen. We hebben bijvoorbeeld een kostendekkende opdracht, en we gaan we dat realiseren? We hadden al een locatie geregeld, en zaten met de annuleringskosten. In overleg met de locatie gaan we de ruimte nu gebruiken als studio.” Daarnaast had SURF Events nog weinig ervaring met online events en geen goed platform tot haar beschikking. Jeanne-Marie en haar collega’s hebben daarom gezocht naar een aantal bureaus die hen daarbij kunnen ondersteunen en een geschikt platform hebben. Daarnaast zijn ze een inventarisatie gaan maken van tools met hun voor- en nadelen. Een overzicht van hun bevindingen zullen ze gaan delen op de community Online events.

Het programma van de Onderwijsdagen, dat normaal twee dagen duurt, is in de online variant ingekort naar twee keer een halve dag. Uiteindelijk wordt het een soort tv-productie, vertelt Jeanne-Marie: “We hebben gekozen voor een bureau dat zulke producties kan maken en dat ons ook kan meenemen in het proces, omdat wij ervan willen leren, zodat we het hopelijk in de toekomst zelf kunnen. Ik denk dat de komende edities ook deels online zullen zijn.” Om het programma opnieuw in te richten hebben Jeanne-Marie en haar collega’s gekeken naar het doel van de Onderwijsdagen. Ze vertelt: “We zijn een heel eind op weg.  We hebben call voor sessies uitgezet en kijken nu hoe we de korte sessies kunnen indelen, zodat het ook interessant blijft. Er gaat zeker iets moois uitkomen met veel afwisseling en veel interactie.”

Veel mensen zoeken momenteel naar een hybride invulling van hun evenementen. Jeanne-Marie vertelt: “Als er publiek aanwezig is, geeft dat een extra beleving voor de mensen die online meekijken. Dan krijg je meer het gevoel dat je erbij bent. Zeker als je vragen uit het live publiek en online combineert. Zoiets willen wij ook doen met de Onderwijsdagen.”

WILMA VAN VEEN – EVENTMANAGER VERENIGING HOGESCHOLEN

Ook Wilma van Veen van de Vereniging Hogescholen (VH) deelt haar ervaringen. De VH zou in april het VH Jaarcongres organiseren. Dat is helaas geannuleerd en het is maar de vraag of er dit jaar nog iets gaat plaatsvinden. Ook het inhaalmoment in november staat op losse schroeven. Wilma vertelt: “Het Jaarcongres draait om twee zaken: informatie delen en netwerken. In een online variant valt het netwerkaspect grotendeels weg. Een digitaal evenement leent zich vooral voor het delen van informatie. We zijn nu aan het bekijken of we bepaalde aspecten door kunnen laten gaan.”

De VH heeft al wel wat ervaring opgedaan met het organiseren van webinars. Afgelopen week organiseerde de VH twee webinars voor examencommissies, onder andere via Teams Live Events. Daarbij zat er iemand achter de knoppen voor de regie, wat volgens Wilma uitstekend is verlopen. De streams van de webinars vind je hier: https://www.vereniginghogescholen.nl/actueel/bijeenkomsten/examencommissies-en-covid-19

Vragen uit de chat
In de chat vragen onze deelnemers vragen zich af of dat klopt, dat netwerken online niet gaat. Daar ligt een informatiebehoefte: wat zijn de mogelijkheden van online netwerken en welke tools kunnen daarvoor ingezet worden? Annemarie heeft nog wel wat tips: “Het faciliteren van netwerken is wel echt een van de moeilijkste dingen bij online evenementen. Maar er bestaan allerlei tools, die ook al voor grote live events worden gebruikt, waarmee je bijvoorbeeld afspraken of speeddates kan organiseren. Mensen kunnen elkaar bijvoorbeeld opzoeken aan de hand van gemeenschappelijke interesses of onderwerpen. Dat kan je integreren in je platform.” Desondanks benadrukt ook Annemarie dat er niets gaat boven fysiek contact, mensen recht in de ogen kijken, en dat dát een aspect is dat niet vervangen kan worden door een online tool.

Iemand vraagt zich af hoe het zit met de AVG-regels bij al die tools. Annemarie ziet dat de AVG bij bedrijven niet echt een issue is. Bedrijven kunnen zich houden aan de AVG-regelgeving en vragen bijvoorbeeld vooraf toestemming om namenlijsten te publiceren en verwijderen de gegevens na een maand. Ze vindt het lastig in te schatten hoe dit is voor onderwijsinstellingen.  

Er wordt ook gevraagd naar ondersteuning van online evenementen. Moeten we misschien nieuwe professionals opleiden, die zowel online als offline evenementen kunnen organiseren? Annemarie: “Je moet je als eventorganisator zeker gaan verdiepen in online events, maar daar zijn ook goede bureaus voor. Qua techniek zie je een toename in de vraag naar bijvoorbeeld cameramensen, online moderatoren of presentatoren. Verder zie ik ook steeds vaker trainingen voor sprekers voorbijkomen over online presentatietechnieken en praten voor een camera zonder publiek. Professionals betrekken helpt enorm in wat je zelf moet uitzoeken en wat je uit handen kunt geven.”

De laatste vraag gaat over de behoefte aan parallele programmering, zoals breakouts en subsessies. Welke tools zijn hiervoor geschikt? Annemarie geeft de voorkeur aan Zoom, maar ze weet dat dit niet bij alle instellingen toegestaan is in verband met privacy. Er zijn tegenwoordig veel platformen waarop je subsessies kunt organiseren, op de chat worden ook meerdere tools genoemd. Een inventarisatie zullen we in de community delen.

Kim sluit af door alle deelnemers te bedanken en iedereen op te roepen om onderdeel te worden van de Community Online Events. Daar houden we je op de hoogte en zullen regelmatig nieuwe artikelen delen.

Deel je ervaringen!
Heb jij tips over het organiseren van online events? Over tools of werkvormen? Deel ze rechtstreeks op de Community Online Events, of via Kim via kim@kimspiratie.nl o.v.v. Online Events.